Hoe de documentenbibliotheek van HubSpot databeheer efficiënter maakt

Salesmedewerkers die veel tijd aan administratieve taken verliezen. Terwijl ze ook actief verkoopkansen kunnen oppakken. En service medewerkers die lang bezig zijn om de juiste informatie te vinden. Omdat ze documenten niet makkelijk kunnen sorteren en filteren.

Twee voorbeelden van veelvoorkomende frustraties bij bedrijven. Bijvoorbeeld in de maakindustrie en in de transportsector. Herkenbaar? Gelukkig kun je er makkelijk wat aan doen. Bijvoorbeeld met de online documentenbibliotheek van HubSpot. In dit artikel ontdek je wat deze documentenbibliotheek precies is. Wat je ermee kunt. En hoe het je databeheer efficiënter maakt.

De volgende onderwerpen komen hierbij aan bod:
➜ Wat is een online documentenbibliotheek?
➜ Documentbeheer in HubSpot
➜ Hoe werkt HubSpot’s documentenbibliotheek?
➜ Wie mogen je documenten zien?
➜ Wie mogen je documenten bewerken?
➜ Hoe gebruik je de documentenbibliotheek?
➜ Hoe onderhoud je jouw online documentenbibliotheek?
➜ Je databeheer efficiënter maken met HubSpot

Wat is een online documentenbibliotheek?

Een online documentenbibliotheek is een centrale en beveiligde tool. Waarmee je jouw bestanden organiseert en beheert. Zie het als een soort online archiefkast. Waarin je jouw documenten netjes met mappen (categorieën en subcategorieën) ordent. En waarin je naar hartenlust kunt sorteren en filteren. Zo orden je jouw documenten bijvoorbeeld op basis van:

• Onderwerpen
• Casestudies
• Levenscyclusfasen
• Branches
• Regio's
• Gegevens van contactpersonen (bijvoorbeeld functietitels)

Hoe je jouw ‘online archiefkast’ organiseert hangt van je bedrijf af. De manier waarop je dit doet moet namelijk bij je teams passen. Integreer je jouw documentbeheersysteem met je CRM-software? Of maak je van een documententool gebruik, die al in je CRM-software zit? Zoals bij HubSpot het geval is. Dan maak, bewaar en verzend je documenten op 1 centrale plek.

👉 TIP: Alle documenten staan op 1 plek. Hierdoor verklein je het risico dat je waardevolle documenten kwijtraakt. En dat er meerdere versies van je bestanden in omloop raken.

Documentbeheer in HubSpot

In de documentenbibliotheek van HubSpot sla je dus alle belangrijke bestanden van je organisatie op. Zodat iedereen ze makkelijk terugvindt. 

Je werkt hierbij vanuit 1 interface. Waardoor iedereen altijd de meest recente documentatie voorhanden heeft. En vanuit de CRM-database eenvoudig met elkaar samenwerkt. Zonder naar andere plekken te hoeven navigeren. Zo kun je:

• Jouw (herbruikbare) documenten aan e-mails toevoegen. Bijvoorbeeld om ze met collega’s en (toekomstige) klanten te delen.
• Bestanden aan je CRM-records toevoegen. Bijvoorbeeld van je contactpersonen, bedrijven, deals en servicetickets.
• De revisiegeschiedenis van documenten bekijken.
• Documenten gelijktijdig bewerken. Zonder dat je de bestanden hoeft te dupliceren. 
• Deelbare links naar documenten maken.
• Machtigingen op bestanden of mappen toepassen. 
• Documenten archiveren. Zonder dat ze worden verwijderd (bijvoorbeeld vanwege compliance redenen).
• Bestanden volgen. Zodat je bijvoorbeeld ziet wanneer leads je bestanden openen en doorsturen. En daarbij inzichtelijk hebt welke documenten tot deals leiden. 

Daarnaast is je informatie supergoed beveiligd. Bijvoorbeeld met toegangscontroles en encryptie.  

Hoe werkt HubSpot’s documentenbibliotheek?

Start je met de documentenbibliotheek van HubSpot? Dan richt je jouw documentensysteem eerst naar wens in. Zodat je de documenten makkelijk terugvindt. Dit werkt ongeveer hetzelfde als bij het aanmaken van mappen in je Windows-verkenner. Per afdeling maak je mappen aan voor belangrijke documentcategorieën. Voor sales zijn dit bijvoorbeeld de volgende onderwerpen:

• Marketingmaterialen van producten
• Verkoopscripts
• E-mailsjablonen
• Offertes (die je met e-Sign laat ondertekenen)
• Overeenkomsten

Hebben al je mappen een naam? Dan is het tijd om je documenten te uploaden en te archiveren. Bijvoorbeeld je Word-bestanden, audiobestanden, PowerPoint-presentaties en PDF’s. Vervolgens kun je erop filteren en sorteren. Bijvoorbeeld op basis van datums, bestandstypen en tags. Daarnaast maak je ook bestanden in HubSpot aan. Bijvoorbeeld met behulp van AI.

👉 TIP: Ben je onderweg? Voeg je documenten met je mobiele HubSpot-app toe.

Artificial Intelligence (AI) voegt een extra dimensie aan de documentenbibliotheek van HubSpot toe. Zo kun je bestanden met AI doorzoeken. En ook geautomatiseerd bestandsbeschrijvingen en tags toevoegen. 

👉 TIP: Maak in HubSpot ook een productbibliotheek aan. Daarin plaats je regels van de producten en diensten die je verkoopt. Vervolgens koppel je die aan je deals, offertes of facturen. Zo houd je bijvoorbeeld eenvoudig bij wat je aan je klanten verkoopt. En stel je sneller nieuwe offertes voor je klanten op.

Wie mogen je documenten zien?

Vind je het handig om je bestanden per afdeling of team gescheiden te houden? Zodat je CRM-gebruikers gefocust blijven. Beperk dan de toegang. Bijvoorbeeld op submap-niveau. Je bepaalt dus zelf wie je documenten mogen zien. Hiervoor heb je 3 mogelijkheden:

1. Openbare documenten zijn met een URL voor de hele wereld toegankelijk. Zoekmachines indexeren deze bestanden. Bijvoorbeeld omdat je ze aan een blog toegevoegd hebt.
   
   
2. Publieke bestanden zie je alleen maar als je de URL weet. Zoekmachines indexeren deze documenten niet.
   
   
3. Afgeschermde bestanden zijn beschikbaar op basis van de zichtbaarheidsinstellingen. Bijvoorbeeld alleen voor collega’s, die over de bijbehorende link beschikken. Of een publieke link die automatisch na 24 uur verdwijnt. 

👉 TIP: Wil je een document bekijken, dat aan een CRM-record gekoppeld is? Of aan een recordactiviteit? Zoals een taak of een notitie. Dan moet je daarvoor gemachtigd zijn. Zijn er bijlagen via 1-op-1 e-mails en afspraken aan records toegevoegd? Dan kunnen alle CRM-gebruikers ze zien. 

Wie mogen je documenten bewerken?

Om je databeheer in goede banen te leiden voeg je machtigingen toe. Hiermee bepaal je wie inhoud kan lezen, toevoegen, bewerken, verplaatsen en verwijderen. Je junior sales en service medewerkers mogen de bestanden bijvoorbeeld alleen lezen. Managers en senior teamleden mogen de documenten ook bewerken en verwijderen. Met deze machtigingen bescherm je dus de inhoud van je online documentenbibliotheek. 

👉 TIP: Scherm je vertrouwelijke documenten goed af.

Hoe orden je jouw documenten?

In je documentenbibliotheek bewaar je waarschijnlijk allerlei soorten interne en externe documenten. 

Documenten die nodig zijn om je werk goed te doen en afspraken na te komen. En om je (toekomstige) klanten goed te informeren en te overtuigen. In je documentenbibliotheek sla je deze informatie op een logische manier op. Zodat je niet per ongeluk de verkeerde informatie deelt. 

Hoe je dat precies doet is afhankelijk van je organisatie. Je bent er namelijk helemaal vrij in hoe je de documentstructuur neerzet. De meeste bestanden zijn voor complete teams beschikbaar. Maar individuele documenten opslaan is ook mogelijk.

👉 TIP: Per keer kun je maximaal 100 bestanden uploaden via de tool. Wil je meer bestanden tegelijkertijd uploaden? Dan heb je een speciale API nodig.

Hoe gebruik je de documentenbibliotheek?

Dankzij je documentbeheer in HubSpot vinden en delen je teams eenvoudig de meest actuele content. Bijvoorbeeld met een dropdown menu in een Gmail of Outlook inbox. In een 1-op-1 e-mail vanuit een CRM-record. Met een 1-op1 e-mail vanuit de Conversations Inbox. Tijdens chatgesprekken of via het klantenportaal.

Stel dat een prospect zo’n gedeeld document bekijkt. Dan wil je snel kunnen reageren. Dat kan ook. Je systeem stuurt namelijk geautomatiseerd een melding naar sales. Je rapportages geven je vervolgens allerlei inzichten. Zo zie je precies met welke documenten je (toekomstige) kopers converteren.

👉 TIP: HubSpot koppelt het 1e geopende document aan het e-mailadres van de contactpersoon. En in de browser van die contactpersoon komt een cookie te staan.

Houd je zo exact bij welke documenten je deals beïnvloeden? Dan kun je jouw salesproces met die inzichten verbeteren. Maar er is nog veel meer mogelijk hoor. Stel dat je video’s in je bibliotheek opslaat. Dan kun je bijvoorbeeld extra details configureren. Zoals ondertitels en alt-teksten. 

Ook zie je welke HubSpot-content en sjablonen afbeeldingen en video’s bevatten (die in je bibliotheek zijn opgeslagen). En wat de bestandsgegevens zijn. Zoals wanneer je document aangemaakt is. Wat het formaat ervan is. En wanneer het voor het laatst bijgewerkt is. 

Daarnaast houd je de bestandsgeschiedenis eenvoudig bij. Zo weet je precies wat er allemaal met je documenten is gebeurd. En wie er wijzigingen hebben aangebracht. Tenslotte configureer je simpel de datum en tijd waarop je bestanden moeten vervallen. Na dit tijdstip verdwijnen je documenten automatisch in de prullenbak.

 👉 TIP: Voeg tags en beschrijvingen aan je bestanden toe, zodat je ze makkelijker terugvindt (met AI).

Hoe onderhoud je jouw online documentenbibliotheek?

Natuurlijk moet je jouw documentenbibliotheek goed onderhouden. Beheer je jouw documenten op een houtje-touwtje-manier? Bijvoorbeeld in mappen op je server. Dan is dat misschien een helse klus.

Ook met HubSpot kost het misschien wat tijd om je documenten up-to-date te houden. Maar lang niet zoveel tijd als je bijvoorbeeld met mappen op je server werkt. Want in 1 oogopslag zie je welke documenten aangepast zijn en wanneer dat was. En is het tijd voor een documentupdate? Dan stuur je de documenteigenaar gewoon een (geautomatiseerde) melding.

 👉 TIP: Heb je een document per ongeluk verwijderd? Dan heb je 30 dagen de tijd om ‘m terug te zetten (als er geen ander bestand met dezelfde naam is). 

De marketingmanager ontvangt bijvoorbeeld een melding voor het updaten van marketingmaterialen. De HR-manager voor de updates aan het personeelshandboek. En de service manager voor de verlenging van service overeenkomsten. 

 👉 TIP: Soms is het slimmer om een Document Management Systeem (DMS) met HubSpot te integreren. Uiteraard kunnen wij je daarover adviseren.

Je databeheer efficiënter maken met HubSpot

Er zijn veel manieren om je databeheer makkelijker te maken. De documentenbibliotheek van HubSpot is er daar 1 van. Maar HubSpot bevat nog veel meer handige tools. Zoals:

• Telefoontranscripties en gestandaardiseerde aantekeningen om snel te loggen. 
• Een AI-aangedreven visitekaartjes scanner om snel gegevens in te voeren tijdens een beurs. 
• Meer dan 1.500 externe API’s om externe softwarepakketten te integreren. Zodat je alle data vanuit 1 centrale database kunt raadplegen. En die data nog maar 1 keer hoeft in te voeren. 

Wil je meer over de krachtige alles-in-1 CRM-software weten? Download hieronder het productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste features.