6 Goede redenen om ChatGPT voor je klantenservice in te zetten

Er zijn verschillende redenen waarom klantenservice teams ChatGPT gebruiken. Dit zijn de 6 populairste redenen:

Ook al is ChatGPT nog niet perfect. Het bespaart jouw klantenservice toch al veel tijd. Zie het daarom als je persoonlijke assistent. ChatGPT doet het voorwerk. Jij controleert de output. En maakt het nog even wat persoonlijker als dat nodig is.

Hieronder ontdek je hoe je ChatGPT effectief bij je klantenservice inzet.

6 Goede redenen om ChatGPT te gebruiken voor je klantenservice 

ChatGPT: je hebt er vast al van gehoord. En misschien heb je het ook al wel uitgeprobeerd.

Je schrijft en hervormt jouw teksten ermee. Met de lengte, de stijl, de details en de taal die je wenst. Vraag ChatGPT bijvoorbeeld om een gepersonaliseerde service e-mail voor je te genereren. Geef wat details en vertel wat erin moet staan. En daar is het al! 🖌

Maar je kunt nog veel meer met ChatGPT, weet je dat? Zoals supersnel klantvragen beantwoorden. Geautomatiseerd als je dat wilt. Snel telefoonscripts schrijven op basis van je CRM-data. Snel samenvattingen maken. Van je kennisbankartikelen tot je CRM-records. En snel het klantsentiment ontdekken. Voor, tijdens of na een klantgesprek.

Deze AI-opdrachten geef je bijvoorbeeld aan ChatGPT:

• ‘Benoem de 5 belangrijkste kenmerken van HubSpot.'
• 'Vind informatie over de afsprakentool in de kennisbank’
• ‘Schrijf een service e-mail voor Nadia over de terugbetaling van haar geretourneerde televisie. En vermeld daarin mijn excuses dat het nog niet afgehandeld is.’
• ‘Maak een lijst met de meest voorkomende klantproblemen.’ 
• ‘Geef een beschrijving van het klantsentiment van Sacha de Boer.’
• ‘Vat de recordgegevens van Pietje Bell samen.’

Klanten verwachten tegenwoordig een snelle, persoonlijke en efficiënte ondersteuning. Kan jouw organisatie dat niet bieden? Dan loop je het risico om je concurrentievoordeel kwijt te raken. AI biedt je gelukkig ongelofelijk veel kansen. Hieronder vind je de 6 populairste klantenservice redenen om ChatGPT te gebruiken.

Reden 1: Meer inzicht in problemen van klanten

Klantgesprekken geven je superveel inzicht. Ze helpen je om problemen te vinden en op te lossen. En om andere belangrijke informatie en patronen te ontdekken. Maar handmatig allemaal chats doorlopen kost je megaveel tijd. En een leuke taak is het ook al niet. 

Gelukkig is ChatGPT er. Hiermee creëer je namelijk razendsnel een overzicht van iets. Zoals een rapportage met de interacties van gebruikers en de onderwerpen die veel voorkomen. Bijvoorbeeld in relatie tot de frustraties en ontevredenheid van je klanten. Of klachten over specifieke functies en producten die niet goed werken.

Zo stem je jouw diensten, marketingstrategie en producten af op de individuele klantbehoeften. AI analyseert bijvoorbeeld het aankoopgedrag uit het verleden. En op basis hiervan beveelt het gepersonaliseerde producten en diensten aan. Waarmee jouw organisatie de kans op herhalingsaankopen, upselling, cross selling en goede reviews vergroot. Cool he?

De all-in-1 CRM-software van HubSpot is een goede basis voor je favoriete AI-functionaliteiten. Er zitten verschillende AI-functies in de CRM-software. Óók gebaseerd op ChatGPT. En veel externe softwaretools voeg je er vrij makkelijk aan toe. In de App Market Place vind je meer dan 1.000 koppelingen hiervoor. Zo moet je voor AI-aangedreven productenaanbevelingen bijvoorbeeld een externe AI-tool koppelen.

👉 TIP: Houd je sociale media in de gaten met Artificial Intelligence. En ontdek zo welke problemen en frustraties er bij klanten leven.

Reden 2: Snel op klantbeoordelingen reageren

Hoeveel reviews lees je voordat je iets aankoopt? Als er een paar slechte tussen staan haak ik vaak af. En jij? Reviews zijn ontzettend belangrijk voor kopers. Maar ook voor jouw organisatie. Goede reviews zijn geweldig en slechte reviews zijn waardeloos. 

Hoe krijg je betere reviews? Door razendsnel op klantvragen te reageren. En door een geweldige service te verlenen. Sterker nog: kopers verwachten dat tegenwoordig ook. Een snelle reactie kan daarom echt het verschil maken tussen een gefrustreerde of blije klant.

Maar hoe handel je alles snel af als er veel klantvragen tegelijkertijd binnenstromen? Hoe zorg je dat je iedereen goed en naar tevredenheid helpt? En hoe monitor je snel alle online recensies over jouw merk? De werkdruk bij je klantenservice kan ontzettend hoog zijn. Artificial Intelligence is ook hier het antwoord.

Met ChatGPT maak je het jouw klantenservice makkelijker om snel op reviews te reageren. Een belangrijke klus voor het imago van jouw organisatie! Hoe je dit slim doet? Laat AI de positieve reviews oppakken. En de beladen negatieve recensies overdragen aan je klantenservice team. Daar is namelijk wat meer inlevingsvermogen voor nodig. En dat kan AI niet bieden.

Ook hiervoor koppel je een externe AI-tool aan HubSpot. Je houdt alle data centraal bij. En de AI-tool gebruikt de data uit jouw CRM-software.

👉 TIP: Reageer proactief op klantsituaties. Ontdekt AI dat een klant ontevreden is?😐 Spring hier dan op in om een vertrek en/of negatieve beoordeling te voorkomen. En is er al een tijdje geen interactie meer geweest? Stuur dan eens een gerichte promotie of product aanbeveling. Uiteraard doe je dat op basis van de eerdere interacties die er zijn geweest. Zo vergroot je het klantbehoud!

Reden 3: Werk uit handen geven

Komen er veel standaard vragen bij je klantenservice binnen? Via verschillende kanalen? Zoals e-mail, sociale media, live chats en telefoontjes. Automatiseer het beantwoorden hiervan dan zoveel mogelijk met ChatGPT. Bijvoorbeeld met een AI-chatbot, die van machine learning gebruik maakt. 

AI-chatbots handelen een onbeperkt aantal klantvragen tegelijkertijd af. Op deze manier ben je bovendien 24/7 beschikbaar. Ook als er geen ‘echte’ medewerkers aan het werk zijn. Met een goede AI-chatbot zoals ChatSpot van HubSpot leg je belangrijke vragen vast. En los je de veel voorkomende klantproblemen snel op. Zo houd je de hoeveelheid op te lossen servicetickets behapbaar voor je klantenservice team. 

Komt ChatGPT er niet uit? Dan stuurt het klanten automatisch naar de juiste afdeling of medewerker door (met een AI-routeringsfunctie). Zo creëer je natuurlijk optimale klantervaringen. Weet een klantenservice medewerker vervolgens het antwoord op een vraag niet? Dan biedt ChatGPT ook uitkomst. Vraag ChatGPT gewoon om het antwoord in je kennisbank te vinden. Binnen no time verschijnt het antwoord op je beeldscherm. Veel handiger dan zelf zoeken!

De mogelijkheden van AI-chatbots verschillen. Bekijk van tevoren daarom goed welke functies jouw organisatie nodig heeft. Zo bevat ChatSpot bijvoorbeeld geen routeringsfunctie. Als je daar behoefte hebt kun je beter een andere AI-chatbot aan HubSpot koppelen.

👉 TIP: Controleer altijd de output van ChatGPT! Er kunnen namelijk best fouten zitten in wat ChatGPT schrijft. Het gebruikt namelijk de gegevens die online beschikbaar zijn. 

Reden 4: Communiceren op basis van het klantsentiment 

Op welke toon communiceren jouw klanten? Zijn ze gefrustreerd, boos of juist blij en tevreden?🥹🤨😄 Als je dat weet stem je jouw antwoorden hier natuurlijk op af.

Stel dat je klant schrijft: ‘Ik wacht nu al 2 weken op een reactie.’ Of: ‘Er is iets misgegaan met de betaling. Er is een aanmaning gestuurd, maar ik heb allang betaald.’ Wat zegt dit dan over het klantsentiment? Deze klanten zijn waarschijnlijk niet blij. En ze verwachten dat er snel een oplossing voor het probleem komt. 🤔

ChatGPT helpt je om een passende reactie te schrijven. Precies op de juiste toon, die bij het klantsentiment past. Hierin verontschuldig je je bijvoorbeeld voor de ontstane situatie. Je bedankt voor het geduld. En je vertelt dat je aan de oplossing werkt. Voor klantsentiment analyses in HubSpot integreer je een externe app.

👉 TIP: Met ChatGPT handel je jouw klantvragen sneller af. Het geeft je namelijk snel de informatie, die je hiervoor nodig hebt. Maar ChatGPT snapt geen menselijke emoties. Het kan zich niet in mensen inleven. Het kan alleen reacties voorstellen, die empathisch klinken. Denk daarom goed na wanneer je de AI-output gebruikt!

Reden 5: Klantondersteuning in meerdere talen

ChatGPT vertaalt realtime alle klantcommunicatie. Kom je als Nederlandse in contact met een Fransoos, Turk, Rus of Japanner? Dan communiceer je ineens in elkaars moederstaal. Zónder dat je die zelf hoeft te spreken. Dat is al geweldig op zich, maar het gaat nog verder dan dit.

Stel dat je een bericht ontvangt dat voor de helft in het Frans is. En voor de andere helft in het Duits. Maar jij spreekt alleen Nederlands. Of dat iemand Arabisch spreekt, maar niets van de Engelse interface snapt. AI vertaalt moeiteloos 2 of meer talen voor je. Zelfs als die in 1 zin staan. Dit is zoveel makkelijker dan bij een gewone vertaaltool, zoals Google Translate. Waarbij maar 1 taal tegelijkertijd vertaald wordt. 

👉 TIP: Help je jouw klanten gewoon in je eigen taal? Vraag ChatGPT om je tekst op spelling en grammatica te controleren.

Om hier in HubSpot van gebruik te maken koppel je een AI-tool die dit kan. Wil je nog een stapje verder gaan? Misschien vind je het dan interessant om Speechify aan je CRM-software te koppelen. Dit is een app waarmee je jouw teksten met AI-aangedreven spraaktechnologie omzet naar geluidsfragmenten. 

👉 TIP: Meet het succes van AI met Key Performance Indicators (KPI’s). Bijvoorbeeld de responstijd op klantvragen en de klanttevredenheidsscores.

Reden 6: ChatGPT vat snel informatie voor je klanten samen

Ben je gewend om je klanten naar informatie van je kennisbank te verwijzen? Bijvoorbeeld door een link met ze te delen? Met ChatGPT kan dat ook anders. Namelijk met een prompt: ‘/’. Achter deze prompt stel je ChatGPT een vraag. Bijvoorbeeld: ‘Vat de belangrijkste punten van dit kennisbankartikel samen.’ En daarachter plak je de link. 

Beantwoordt de uitkomst van ChatGPT de klantvraag afdoende? Dan deel je het. Erg handig! Daarnaast zijn er nog verschillende andere samenvattingsmogelijkheden. Bijvoorbeeld van je notities en andere data in je CRM-records.

👉 TIP: Experimenteer met je AI-opdrachten. Je ontdekt vanzelf welke prompts het beste werken.

Misschien vind je deze artikelen ook interessant? 

Met Artificial Intelligence is nog veel meer mogelijk. Wil je je daarin verdiepen? Lees dan ook onze andere AI-artikelen. Bijvoorbeeld:

➜ Voorspellende leadscores met AI: worden jouw leads klanten?
➜ Hoe schrijf je een overtuigende salespitch met ChatGPT?
➜ Hoe inbound sales software met AI jou bij je verkoopprognose helpt.
➜ Wat kun je met de vernieuwde HubSpot Sales Hub met meer AI functies?
➜ 5 Artificial Intelligence valkuilen voor verkopers.
➜ Hoe beïnvloedt Artificial Intelligence jouw Inbound Marketing proces?
➜ Wat kan je met AI Marketing in 2023?

Verbeter je klantenservice met ChatGPT

Weet je van de problemen, uitdagingen of frustraties van klanten af? En hoe zij waarschijnlijk gaan reageren? Dan kun je daar beter op anticiperen. Bijvoorbeeld om de escalatie van problemen te voorkomen. En om een preventieve ondersteuning te bieden. 

Met AI-algoritmen analyseer je de voorkeuren, de interesses en de gedragspatronen van je klanten. En op basis hiervan bied je jouw (individuele) klanten super gepersonaliseerde ervaringen. Dat is gaaf want zo bouw je geweldige klantrelaties op. Waarmee je een goed klantenbestand met tevreden en loyale klanten creëert.

AI helpt je bijvoorbeeld om:

• De emoties van je klanten te begrijpen en hier goed op te reageren.
• De pijnpunten en (emotionele) behoeften van je klanten inzichtelijk te maken.
• Om data-gedreven beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld om je klantenservice processen te verbeteren met workflows.
• Een fantastische service te leveren.

Al deze AI-aangedreven kennis helpt je om de juiste vragen te stellen. En om aanbevelingen, oplossingen en reacties op maat te bieden. En zo zorgt ChatGPT voor meer werkplezier, een hogere productiviteit en loyalere klanten. Dat is alles wat je als klantenservice wenst toch?

Een goede basis hiervoor is de all-in-one CRM-software van HubSpot. In de demovideo van zo’n 30 minuten hieronder laten we je de CRM-software zien.