5 Grote bedrijfsrisico's door slecht data management

Stel dat een stapel papieren op de grond valt. Je hebt er precies 1 belangrijk document van nodig. En daarom moet je alle papieren 1 voor 1 bekijken. Dit is precies wat er gebeurt als je je data niet goed beheert! Alleen dan met een heleboel digitale informatie.

De manier waarop je gegevens managet beïnvloedt het succes van je organisatie. Of het nou om een klein lokaal bedrijf gaat. Of om een grote multinationale onderneming. Hieronder zoom ik daarom op 5 grote bedrijfsrisico's door slecht data management in.

5 Grote bedrijfsrisico's door slecht data management

Data management is een beetje zoals sokken die in je wasmachine verdwijnen. Je weet dat je ze erin hebt gestopt. Maar toch zijn ze spoorloos verdwenen. Stop je ze tijdens het wassen in een waszak? Dan raak je ze niet meer zo snel kwijt. Verlies je de sokken van je bedrijf? Dan kan dit verstrekkende gevolgen hebben: 

Bedrijfsrisico 1: Lage productiviteit

Organiseer je jouw gegevens niet goed? Of zijn ze niet zo toegankelijk? Dan verspil je tijd met het vinden van de juiste informatie. Als je de benodigde gegevens überhaupt al vindt natuurlijk.

Stel dat je dagelijks stapels met documenten moet doorspitten. Of mappen waarin je allerlei digitale documenten hebt opgeslagen. Alleen maar omdat je daar voor je werk een klein beetje informatie uit nodig hebt. Je verliest er ontzettend veel tijd mee. Bovendien is het een onwijs frustrerende klus. 

Vind je de benodigde informatie uiteindelijk helemaal niet? Dan mis je misschien kostbare verkoopkansen. Of er komen fouten in je werk te zitten. Zo onnodig! Want maak je jouw data met een gestructureerd systeem toegankelijk? Dan houd je veel tijd, geld en energie voor andere werkzaamheden over.

Denk je nu eens in hoeveel tijd het kost om Excelsheets met rapportages te maken. Waarbij je allerlei gegevens handmatig moet invoeren. Terwijl je met goed data management alle benodigde informatie real-time voorhanden hebt. En zo kan ik nog wel wat voorbeelden verzinnen. Jij ook?

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant:
➜ Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven.
➜ Ben je de eilandjes binnen je organisatie zat? Zo kom je er wél vanaf!
➜ Inefficiënte marketing, sales en service processen productief maken.

Bedrijfsrisico 2: Datalekken

Met slecht gegevensbeheer heb je een hoger risico op datalekken. Het is dan namelijk onmogelijk om je gevoelige data goed te beschermen. Ook al heb je nog zulke mooie protocollen voor gegevensbescherming gemaakt. Kwaadwillenden hebben makkelijker toegang tot je bedrijfsinformatie. Met alle gevolgen van dien natuurlijk. Denk bijvoorbeeld aan financiële verliezen, beschadigd klantvertrouwen en moeilijk te herstellen reputatieschade.

Weet je niet zeker of en welke gegevens er gelekt zijn? Dan moet je een mogelijk datalek toch verplicht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Vaak moet je daarna ook de slachtoffers nog op de hoogte brengen. Maar hier stopt het niet. Er is een diepgaand onderzoek van de situatie nodig. Je moet een datalekregister gaan bijhouden. En je moet er alles aan doen om de schade verder te beperken.

Met robuuste beveiligingsmaatregelen verklein je het risico op cyberaanvallen. Daarnaast is het belangrijk om je personeel te trainen om de gegevensveiligheid te verbeteren.

Bedrijfsrisico 3: Problemen met de naleving van de AVG

Er is allerlei regelgeving rondom gegevensbeheer. Denk bijvoorbeeld aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Maar hoe voldoe je hier goed aan als je je gegevens slecht beheert? De gevolgen kunnen heftig zijn. Zo kan de Autoriteit Persoonsgegevens je fikse boetes opleggen. Daarnaast kunnen er allerlei juridische problemen ontstaan.  

Bedrijfsrisico 4: Verkeerde strategische beslissingen

Je data is onwijs waardevol voor je strategische besluitvorming. Een aantal voorbeelden:

• Kun je jouw klantgegevens diepgaand analyseren? Dan begrijp je beter welke producten populair zijn en waarom dat zo is. Deze informatie gebruik je voor je productontwikkeling.
• Kun je jouw doelgroepen goed segmenteren? Dan zijn er gerichte marketingcampagnes voor verschillende groepen leads en klanten mogelijk.
• Kun je jouw voorraadgegevens goed analyseren? Dan beheer je jouw voorraad beter en verspil je minder.
• Heb je een goed beeld van je klanten en je concurrenten? Dan pas je jouw prijsstrategie daar makkelijker op aan.
• Kun je de feedback van je klanten doorlopend analyseren? Dan pas je jouw bedrijfsprocessen hierop aan.
• Weet je wat de markttrends zijn? Dan beweeg je makkelijker met veranderde klantbehoeften mee.
• Kun je potentiële risico's goed inschatten op basis van historische gegevens? Dan neem je maatregelen voordat er problemen ontstaan.

Met slecht data management werk je met onnauwkeurige, onvolledige en verouderde informatie. Hierdoor mis je onwijs veel kansen. Je neemt algauw de verkeerde strategische beslissingen (die je geld, tijd en energie kosten). En je belemmert de groei van je organisatie. 

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant:
➜ 10 Tips voor succesvolle management rapportages en dashboards.
➜ Wat zijn de voordelen van online rapportages & welke KPI's neem je op?
➜ Met deze CRM-analytics zie je snel hoe succesvol jouw organisatie is.

Bedrijfsrisico 5: Verslechterende concurrentiepositie  

Dit risico ligt eigenlijk wel een beetje voor de hand. Hoe behoud je jouw concurrentievoordeel met een lage productiviteit? Waarbij het ook nog eens lastig is om de juiste beslissingen te nemen? Als je het mij vraagt is dat onmogelijk. In ieder geval wel als je concurrenten hun data wel goed managen. Zij reageren dan namelijk sneller op veranderingen en trends. Waardoor ze algauw een voorsprong op jouw organisatie krijgen.

Daarnaast belemmert slecht data management het innovatieve vermogen van je organisatie. Waarschijnlijk identificeer je kansen op basis van gevoel. Bijvoorbeeld met behulp van wat je accountmanagers en klanten je vertellen. Maar hoe toets je deze verhalen? Klopt je gevoel? Zonder goed gegevensbeheer is het lastig om dat te bepalen.

En wat als je klanten hun frustraties over jouw organisatie online delen? Bijvoorbeeld doordat er gegevens gelekt zijn? Of omdat ze ontevreden over je service zijn? Dit beschadigt het vertrouwen in je organisatie. Zie dan de geloofwaardigheid maar weer terug te winnen. Slecht data management kan je bedrijf dus op meerdere fronten beschadigen. Waardoor het moeilijk is om concurrerend te blijven.

Van data management je superkracht maken?

Met goed data management minimaliseer je de bovenstaande bedrijfsrisico's. En maak je jouw organisatie veel efficiënter, wendbaarder en productiever. Zoek je software die jouw organisatie goed met data management ondersteunt? Verdiep je dan eens in de mogelijkheden van HubSpot! 

De all-in-one CRM-software zit namelijk boordevol tools om je met je data management te helpen. Zo toont het commandocentrum voor gegevenskwaliteit een overzicht met hoe je gegevens opgeslagen zijn. Waardoor je mogelijke problemen met je gegevens sneller ontdekt. En houdt de CRM-database bij wanneer je gegevens exporteert. Wie dat heeft gedaan. En welke informatie er is geëxporteerd. 

Ook helpt de CRM-software je om aan de AVG-regels te voldoen. Ondersteunt het je met het verzamelen en opslaan van allerlei CRM-data. Beschik je over geavanceerde dashboards met rapportages, waarop je al deze informatie netjes samenbrengt. En monitor je eenvoudig met enquêtes of klanten bereid zijn om je organisatie aan te bevelen. 

Meer over HubSpot weten? Download het productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste features hieronder.