Waarom is datakwaliteit belangrijk voor je gegevensbeheer?

Stel je voor: je beschikt over een enorme hoeveel klantgegevens. Zoals contactgegevens, gegevens over het websitegedrag en de prestaties van je marketingcampagnes. Het lijkt een goudmijn aan waardevolle informatie. Maar helaas is de data verouderd. De gegevens zijn incompleet en zitten vol fouten. Je hebt er dus helemaal niets aan!

Is je data onbetrouwbaar? Dan kun je er géén goede beslissingen mee nemen. Een slechte datakwaliteit leidt dan ook tot gemiste kansen, frustraties en een slechte klantbeleving. In dit artikel ontdek je waarom datakwaliteit zo belangrijk voor je gegevensbeheer is. En hoe HubSpot je helpt om je gegevens in topvorm te houden.

Wat is datakwaliteit?

Stel dat je over allerlei klantgegevens beschikt. Zoals namen, e-mailadressen en telefoonnummers. Zitten daar fouten in? Bijvoorbeeld doordat telefoonnummers of e-mailadressen veranderd zijn. Of doordat er typfoutjes inzitten. Dan kun je jouw contacten daar niet goed mee benaderen.

Foute e-mailadressen en telefoonnummers zijn onbruikbaar. Fouten in de persoonlijke aanhef van je e-mail staan onwijs slordig. Brieven naar verkeerde adressen sturen is nog heftiger.

Stel nu dat er verkeerde informatie in je rapportages staat. Wat gebeurt er dan? Je neemt beslissingen op basis van verkeerde inzichten. De gevolgen daarvan kunnen best groot zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gefrustreerde klanten en medewerkers.
• Vertraagde processen.
• Investeringen waarmee je de plank compleet misslaat.
• Een beschadigd bedrijfsimago. 

Voor het functioneren van je bedrijf is het dus belangrijk om je gegevens goed te beheren.

Wat zijn de 3 belangrijkste risico's van slecht gegevensbeheer?

Aan slecht gegevensbeheer kleven risico's. Een aantal risico's zijn hierboven al de revue gepasseerd. Hieronder zet ik de 3 belangrijkste risico's nog even op een rij:

Risico 1: Verkeerde beslissingen

Is je data onbetrouwbaar en niet accuraat? Dat kun je géén goede weloverwogen beslissingen nemen. Zo simpel is dat. Maar je strategische beslissingen wil je juist wel op je data baseren. Bijvoorbeeld om je marketingcampagnes te optimaliseren. Om je producten en diensten beter op je doelgroep af te stemmen. Of om je klantenservice te verbeteren. Gebruik je jouw vervuilde data toch? Dan is de kans dus groot dat je de verkeerde beslissingen neemt.

Risico 2: Lage productiviteit & hoge kosten

Zijn je gegevens goed georganiseerd en van hoge kwaliteit? Dan kunnen je teams snel en efficiënt samenwerken. Ze zijn weinig tijd kwijt met het vinden van de juiste informatie. En verspillen zo min mogelijk energie aan het corrigeren van fouten. 

Een slechte datakwaliteit leidt daarentegen vaak tot veel onnodige kosten en fouten. Stel dat je bijvoorbeeld onjuiste gegevens over je voorraden hebt. Vervolgens plaatsen klanten bestellingen bij je, die je helemaal niet kunt leveren. Of geef je jouw klanten verkeerde levertijden door. Wat betekent dit dan voor je bedrijf?

Klanten verwachten dat je goed op hun behoeften en verwachtingen inspeelt. En dat je hun problemen snel oplost. Doe je dat niet? Dan heeft dat een negatief effect op de klanttevredenheid en klantloyaliteit.

Risico 3: Bedrijfsschade door onveilige gegevens

Hoe zorg je met slecht databeheer voor veilige gegevens? En dat je gevoelige data niet in verkeerde handen valt? Dat is ontzettend lastig! Als je organisatie slachtoffer van een cyberaanval wordt is de schade groot. Denk alleen al aan de juridische en financiële problemen die erdoor ontstaan. Klanten willen er zeker van zijn dat hun persoonlijke informatie veilig is. Verliest je bedrijf het vertrouwen van klanten? Dan is dat niet best voor je bedrijfsimago en omzet! 

Daarnaast kunnen er allerlei operationele problemen ontstaan. Bijvoorbeeld doordat belangrijke data verloren gaat of beschadigd raakt. Welke consequenties heeft dat voor je bedrijf? Misschien ontstaan er vertragingen of moet je extra kosten maken. En stel dat je concurrenten toegang tot je vertrouwelijke informatie krijgen. En dat ze dit voor de verbetering van hun eigen producten en/of diensten gebruiken. Ook dat is niet best voor jouw bedrijf!

Om dit risico te voorkomen heb je sterke beveiligingsmaatregelen nodig. Zoals encryptie en frequente beveiligingsaudits. En dat lukt je alleen maar met een goed systeem voor je gegevensbeheer.

Hoe verbeter je jouw datakwaliteit met HubSpot?

HubSpot is een gebruiksvriendelijk CRM-platform, waarmee je jouw klantgegevens beheert en analyseert. De software beschikt over krachtige tools die je met je datakwaliteit helpen. Dit zijn de 3 belangrijkste mogelijkheden:

 1. Automatische gegevensinvoer

Met HubSpot sla je geautomatiseerd allerlei gegevens in je CRM-software op. Denk bijvoorbeeld aan:

• De reacties op je online advertenties en social media posts.
  
• Het gedrag van je (anonieme) websitebezoekers.
• De gegevens van ingezonden websiteformulieren.
• De open- en click rates van je e-mailcampagnes.

Handmatig gegevens invoeren is foutgevoelig. Door de automatische gegevensinvoer voorkom je dan ook allerlei menselijke gegevensfouten in je software.

2. Gegevensverrijking

In de App Marketplace van HubSpot vind je meer dan 1.600 standaard softwarekoppelingen. De meeste populaire softwarepakketten koppel je dan ook eenvoudig. Zodat het klantenplatform alle relevante informatie kan uitwisselen. 

Stel dat je een e-mailadres van een lead hebt. Dan haalt HubSpot bijvoorbeeld automatisch bedrijfsinformatie van LinkedIn af. Of informatie die in je ERP-oplossing of boekhoudpakket is opgeslagen. Tegelijkertijd kunnen deze softwarepakketten CRM-data uit HubSpot overnemen.

Daarnaast verrijk je jouw bedrijfsdata met Breeze Intelligence. En neem je contactgegevens uit e-mailhandtekeningen automatisch over met Inbox Automation.

👉 TIP: Segmenteer de data in je CRM-database met specifieke criteria. Bijvoorbeeld demografische gegevens, gedrag en interesses. Zo zet je jouw gegevens bijvoorbeeld optimaal in voor gerichte marketingcampagnes.

3. Je gegevens verbeteren & monitoren

Meestal sluipen er algauw fouten in data. Zonder dat je dat überhaupt doorhebt. De tools van HubSpot helpen je dan ook om je gegevens schoon te houden. Zo corrigeer je geautomatiseerd allerlei kleine invoerfoutjes. Verwijder je geautomatiseerd dubbele CRM-records met de Operations Hub. En voeg je CRM-records samen als dat gewenst is. Zelfs in bulk als je dat wilt. 

Stel dat een bestaande klant zich via je website voor je nieuwsbrief inschrijft. Dan voegt de software de gegevens automatisch aan het bestaande CRM-record toe. Zelfs als de klant een ander e-mailadres gebruikt!

Met HubSpot's gedetailleerde datakwaliteitsrapportages monitor je de kwaliteit van je gegevens. Maak bijvoorbeeld rapportages waarop je ziet hoeveel gegevens er ontbreken. Of hoeveel contacten er niet goed zijn geclassificeerd. Zo grijp je snel in als dat nodig is. En je lost eventuele datakwaliteitsproblemen ook snel op.

Dankzij meldingen krijg je een waarschuwing als de invoer van gegevens misgaat. Bijvoorbeeld als een veld nog leeg is, terwijl je het verplicht moet invullen. Of als je bepaalde informatie verkeerd invoert. Zoals een telefoonnummer waarvan de landcode nog ontbreekt. Wil je de gegevens opslaan? Dan moet je de invoerfout eerst herstellen.

👉 TIP: In deze artikelen ontdek je meer mogelijkheden:
➜ Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren.
➜ 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren.
➜ Hoe je makkelijk naar een modern CRM overstapt & met schone data start.

Vandaag nog starten met beter gegevensbeheer?

Een goede datakwaliteit is noodzakelijk voor goed gegevensbeheer. Het zorgt ervoor dat je betrouwbare, bruikbare en up-to-date gegevens hebt. Waarmee je betere beslissingen neemt. Je klanttevredenheid verhoogt. En je bedrijf efficiënter laat werken.

HubSpot biedt je talloze tools waarmee je jouw datakwaliteit eenvoudig verbetert. Van automatische gegevensinvoer tot het verwijderen van overbodige informatie. Gebruik je deze functies effectief? Dan werk je altijd met schone en betrouwbare gegevens. Zodat je over een fantastisch fundament voor je bedrijfsgroei beschikt.

Wil je weten of HubSpot goed bij je organisatie past? Download het productoverzicht hieronder en oordeel zelf!