🚀 Stappenplan: kies het beste CRM-systeem voor jouw organisatie

Optimale prestaties van je verkoop- en marketingafdeling. Goed inspelen op de wensen en behoeften van je (toekomstige) klanten. Je klanten tevreden houden. Dat is allemaal belangrijk voor het succes van jouw organisatie. 

Bij een kleine organisatie houd je misschien nog makkelijk overzicht. Maar groeit jouw bedrijf en ontstaan er meer relaties? Dan wordt het steeds belangrijker om je data goed bij te houden en te gebruiken. Want je wilt natuurlijk goed aan de wensen en behoeften van jouw relaties blijven voldoen. Het beste CRM-systeem voor jouw organisatie optimaliseert je bedrijfsprocessen en verbetert je relaties. 

In dit artikel bespreken we de voordelen van een CRM-oplossing voor jouw organisatie. En we geven je advies voor het selecteren het beste CRM-systeem. Hieronder ontdek je hoe ons stappenplan eruit ziet.

Waarom kiezen voor CRM-software voor jouw organisatie?

Het koopgedrag van klanten is de laatste jaren behoorlijk veranderd. Mensen verzamelen en vergelijken tegenwoordig veel online informatie. Klanten hebben hierdoor veel meer eisen gekregen. En veel van de taken van verkopers en accountmanagers zijn naar de marketingafdeling verschoven. Maar mensen willen nog steeds graag persoonlijk benaderd worden.

Stem je jouw service goed af op je (toekomstige) kopers? Dan heb je de grootste kans op succes. Hiervoor heb je wel veel inzicht in de wensen, behoeften en het gedrag van je (toekomstige) kopers nodig. En dit is dus precies waar een goed CRM-systeem jou bij helpt! In de volgende video leggen Maarten en Martijn je uit welke voordelen CRM-software heeft:

👉 TIP: Om het maximale uit jouw bedrijf te halen heb je een goede CRM-strategie nodig. Besteed daar dus veel aandacht aan, voordat je een nieuwe CRM-leverancier selecteert.

De voordelen van een CRM-systeem

Voor de meeste afdelingen van je organisatie biedt een CRM-systeem veel kansen en voordelen. Bijvoorbeeld:

• Overal en altijd toegang tot benodigde gegevens
  Met een CRM-app op je mobiele apparaten heb je belangrijke relatiegegevens altijd voorhanden. Je hebt dus altijd toegang tot real time gegevens over jouw (toekomstige) klanten.
  
  
• Keuzes maken wordt makkelijker
  Het management maakt eenvoudiger weloverwogen keuzes op basis van gedetailleerde rapportages. Zo is het bijvoorbeeld een stuk makkelijk om jouw sales te voorspellen!

• Meer klantentrouw
  Met de data die het CRM-systeem genereert krijg je waardevolle informatie in handen. Deze informatie is nodig om een persoonlijke relatie met je klanten op te bouwen.

• Verbeterde klantenservice
  Met CRM-software heb je direct inzicht in de gegevens van klanten. Daardoor kan je ze beter en efficiënter helpen.

• Uitgebreide verkooptools
  Je automatiseert verkoop- en opvolgprocessen met de uitgebreide data, die jouw CRM-software verzamelt. Je maakt jouw processen daardoor slimmer en effectiever. Dankzij jouw CRM-systeem verkorten verkopers de verkoopcyclus. Zij bereiken dan ook sneller en meer succes. 

• Verbeterde marketingstrategieën
  Verkoophistorie, koopgedrag en andere belangrijke kenmerken. Met behulp van jouw CRM-software kunnen marketeers beter segmenteren. Marketing campagnes zijn hierdoor veel gerichter. Het resultaat? Meer en betere leads!

• Verhogen van de productiviteit
  Snelle en eenvoudige toegang tot alle gegevens. Slimmere en efficiëntere processen. Afdelingen die top met elkaar samenwerken. De productiviteit van  jouw organisatie neemt enorm toe!

Wil je weten hoe jouw verkoopomzet omhoog schiet met de juiste CRM-strategie? In de volgende video laten we je dat zien!

Stappenplan: Kies het beste CRM-systeem

Het kiezen van het beste CRM-systeem voor jouw organisatie is een lastig proces. Er komen namelijk veel zaken bij kijken. Er zijn erg veel verschillende (gratis) CRM-systemen op de markt. Bovendien is een CRM-implementatie een grote investering. Het is daarom essentieel dat het de beste oplossing is voor jouw organisatie. Dit stappenplan helpt jou bij de keuze van de beste CRM-software:

Stap 1: Wat wil je bereiken met de CRM-software?

Goede CRM-software speelt in op de wensen, behoeften en/ of problemen van jouw organisatie. Vertaal alle issues naar heldere doelstellingen.

Maak eerst alle problemen en/ of behoeften binnen jouw organisatie inzichtelijk. Heb je de pijnpunten en behoeften geformuleerd? Dan kun je ze omvormen naar concrete doelstellingen. Gebruik hiervoor het SMART-principe:

👉 Voorbeeld: ‘Binnen 6 maanden na de CRM-implementatie is het aantal maandelijks uitgebrachte offertes  van 20 naar 25 gestegen.’

Stap 2: Bepaal wie de CRM-software gaan gebruiken

Weet je welke medewerkers de software gaan gebruiken? Dan is het makkelijker om te bepalen welke functionaliteiten jouw CRM-software moet hebben.

Hoe stel je een overzicht op met al je technische wensen en eisen? In ons CRM-handboek vertellen we je dat.  Zo weet je precies welke functionaliteiten jouw (toekomstige) gebruikers nodig hebben!

Stap 3. Stel een projectteam samen en identificeer CRM-wensen

Je projectteam bestaat uit een projectleider die het project begeleidt en zorgt voor overzicht. Deze persoon is gelijk het aanspreekpunt voor de CRM-leveranciers.

De rest van jouw projectteam bestaat uit vertegenwoordigers van de afdelingen binnen jouw organisatie. Deze projectleden kennen de werkprocessen van hun afdeling als geen ander. Ze zijn daarom erg waardevol. Per afdeling kunnen zij  precies aangeven wat de CRM-behoeften zijn.

Stap 4. Stel een projectplanning op

Een projectplanning maakt inzichtelijk wat er allemaal moet gebeuren. Wat daarvoor nodig is. Wie daarbij betrokken zijn en wat de (geschatte) kosten zijn.

Stap 5. Stel de functionele eisen, CRM-wensen en CRM-behoeften op

Met de input van het projectteam stel je de eisen, CRM-wensen en CRM-behoeften van de afdelingen op. Deze wensen en eisen zijn nodig voor het optimaliseren van de werkprocessen.

Heb je in kaart gebracht wat er nodig is voor het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen? Stel dan een lijst op van wat het CRM-systeem moet bevatten en moet kunnen. Onze CRM Checklist helpt jou bij het opstellen van deze lijst.

Stap 6. Bepaal het platform en de wijze van implementatie

Er zijn twee manieren voor de implementatie van CRM-software: on-premise of in de cloud.

On-premise is een installatie op jouw locatie. Hierbij bezit je zelf de technische infrastructuur. Je bent ook zelf verantwoordelijk voor het onderhoud ervan. Hieronder vallen servers, opslag en netwerkcapaciteit. De software en data heb je hierbij in eigen beheer.

Bij in de cloud worden de software en de data gehost door een CRM-leverancier. Jouw software is beschikbaar zolang er verbinding met Internet is. Meestal kun je kiezen tussen shared en private cloud. Bij private cloud beschik je over je eigen server. Bij shared cloud deel je een server met andere partijen (zonder dat je dit merkt).

Stap 7. Selecteer geschikte CRM-leveranciers 

Weet je precies wat jouw toekomstige CRM-systeem moet kunnen? En hoe je het wilt (laten) implementeren? Dan is het tijd om een selectie te maken van geschikte CRM-leveranciers.

Je stelt een lijst met mogelijke CRM-leveranciers op. Je bepaalt daarbij of hun CRM-software biedt wat jij nodig hebt. Bovendien wil je weten hoe de implementatie verloopt. Kan de software daadwerkelijk jouw bedrijfsprocessen ondersteunen en optimaliseren, zoals jij dat wilt? De CRM-leveranciers op jouw lijst benader je. Je geeft ze  jouw lijst met eisen en wensen en vraagt of zij hieraan kunnen voldoen.

Heb je informatie van de leveranciers terug gekregen? Dan selecteer je maximaal 5 leveranciers waar je een afspraak mee maakt. Tijdens de afspraak ga je dieper op de mogelijkheden in. Vaak bieden CRM-leveranciers je graag een demonstratie van de software aan tijdens zo'n afspraak.

Stap 8.  Kies het geschikte CRM-systeem

Er zijn 3 belangrijke factoren bij de keuze van de beste CRM-oplossing voor jouw organisatie:

• De CRM-software
  Ondersteunen de CRM-systemen van jouw voorkeur alle gewenste bedrijfsprocessen? Is het systeem gebruiksvriendelijk? Kunnen alle betrokken afdelingen ermee werken?
  
  
• De leverancier
  Nauwe samenwerking met de CRM-leverancier is belangrijk. Kies daarom een CRM-everancier, die bij jouw organisatie past. Èn die een fantastische service verleent. Is er maatwerk nodig voor een koppeling met andere software? Vergelijk dan leveranciers op hun expertise en de kosten voor hun maatwerk.

• Prijs
  Vraag verschillende offertes aan en vergelijk deze goed. Kijk naar kosten van verschillende onderdelen van jouw implementatie. Wat is wel of juist niet inbegrepen?

Heb je een MKB-bedrijf? In deze video leggen we jou uit hoe je het beste CRM-systeem selecteert:

Handige links over de beste CRM-systemen

Ben je op zoek naar het beste CRM-systeem voor jouw organisatie? Om je te helpen hebben we de volgende artikelen voor jou geselecteerd:

• Richtlijnen voor het kiezen van jouw CRM-systeem.
• Hoe je makkelijk naar een modern CRM overstapt & met schone data start.
• Angst om van CRM over te stappen? Onnodig!
• Jouw CRM als oplossing voor interne communicatie knelpunten.
• Strategische keuzes maken in het MKB met weinig tijd.
• Bespaar tijd en kosten met een optimaal verkoopproces.
• Begin je digitale transformatie met een allround CRM systeem.

Download het handboek CRM-selectie

Het selecteren van een CRM-systeem kost veel voorbereiding en tijd. Download ons handige CRM-handboek ter ondersteuning van jouw keuze. In het handboek vind je de volgende onderwerpen:

• Een uitwerking van ons CRM-stappenplan met alles waar je op moet letten.
• Hoe je een projectplanning opstelt.
• Een overzicht van de bedrijfsprocessen, die je met jouw CRM-systeem kunt optimaliseren.
• Welke soort CRM-leveranciers je moet uitnodigen.