Hoe implementeer je een systeem voor je data management?

Werkt je organisatie met klantinformatie, verkoopdata en marketingcampagnes? Dan kun je niet zonder een goed systeem voor je data management. Waarom? Zonder een goed gestructureerd data managementsysteem:

• Raak je sneller gegevens kwijt.
• Zijn je gegevens moeilijk te gebruiken.
• Heb je weinig inzicht voor je strategische besluitvorming.
• Is het lastig om je gegevens goed te beveiligen.

Een goed data managementsysteem implementeren lijkt misschien ingewikkeld. Maar met de juiste tools en aanpak hoeft het dat niet te zijn. Hieronder ga ik daar dieper op in.

Wat is data management?

Data management is het proces, waarbij je data verzamelt, opslaat, ordent en gebruikt. Waardoor je gegevens betrouwbaar, toegankelijk en veilig zijn. Met goed beheerde data verbeter je dan ook de efficiëntie en productiviteit van je bedrijf.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen ook interessant?
➜ 3 CRM-frustraties die bij veel organisaties bedrijfsgroei belemmeren.
➜ De eilandjescultuur in je organisatie doorbreken?
➜ Met effectief databeheer in HubSpot betere bedrijfsresultaten behalen.

Hoe implementeer je een data managementsysteem?

Wil je een data managementsysteem effectief implementeren? Dan heb je een doordachte aanpak nodig. Hieronder vind je de belangrijkste stappen:

Stap 1: Bepaal je doelen en behoeften

Wat zijn je doelen en behoeften precies? Welke data wil je verzamelen voor je bedrijf? En waarom wil je dat?

Stel dat je bepaalde klantgegevens voor je marketingafdeling, salesteams en klantenservice bijhoudt. Wat ga je daar dan mee doen? Wil je de informatie effectief inzetten om je klantrelaties uit te bouwen? Of ben je vooral geïnteresseerd in het analyseren van het klantgedrag? Bijvoorbeeld om je producten en diensten beter op  marktbehoeften af te stemmen.

Het is belangrijk om te begrijpen welke specifieke behoeften je bedrijf precies heeft. Dit helpt je namelijk om te bepalen welke functies en tools je nodig hebt.

Stap 2: Selecteer & implementeer een data managementsysteem

Om je data goed te beheren heb je een systeem nodig. Er zijn veel verschillende softwarepakketten voor data management op de markt. Maar niet al deze systemen passen bij je organisatie. Het is dan ook belangrijk dat je passende software selecteert. 

HubSpot biedt je bijvoorbeeld een compleet klantenplatform. Waarmee je onder andere al je CRM (Customer Relationship Management), marketing, verkoop en service activiteiten verenigt. Het is een centrale data omgeving, waarin je jouw gegevens eenvoudig structureert en analyseert.

Wil je wat hulp bij de selectie van je data managementsysteem? Download dan onze CRM Checklist en/of ons CRM Handboek hieronder. Met de CRM Checklist breng je jouw persoonlijke behoeften in kaart. Het CRM Handboek legt je uit hoe je jouw implementatie goed aanpakt. 

👉 TIP: Als je met klantgegevens werkt dan moet je aan de privacywetgeving voldoen. De veiligheid van je gegevens is daarvoor ontzettend belangrijk. Met de ingebouwde beveiligingsmaatregelen van HubSpot is je data automatisch goed beschermd.

Stap 3: Verzamel & organiseer je data

Heb je een passend data managementsysteem gekozen en geconfigureerd? Dan is het tijd om je gegevens te verzamelen en te organiseren. Natuurlijk kun je dit allemaal handmatig doen. Maar het is veel slimmer om er automatiseringstools voor te gebruiken.

HubSpot biedt je hier verschillende mogelijkheden voor. Zo kun je bijvoorbeeld:

• Gegevens geautomatiseerd verzamelen en opslaan. Bijvoorbeeld via je website, je e-mails en je sociale mediakanalen.
  
• Softwarepakketten koppelen waarmee je geautomatiseerd gegevens synchroniseert. In de App Marketplace vind je hiervoor meer dan 1.600 apps van populaire softwarepakketten.
• Bepaalde data afschermen of juist zichtbaar maken voor bepaalde rollen en verantwoordelijkheden.

Stel dat een lead een formulier op je website invult. HubSpot slaat deze informatie dan automatisch in je CRM-database op. Je houdt eenvoudig bij wie je leads zijn. Welke acties ze hebben ondernomen. En waar ze zich in het verkooptraject bevinden.

Importeer je de data van een ander softwarepakket? Dan komen die gegevens automatisch op de juiste plek in HubSpot terecht. De gebruiksvriendelijke software maakt data management dus zo gemakkelijk mogelijk voor je.

👉 TIP: HubSpot kan zelfs geautomatiseerd de identiteit van je anonieme websitebezoekers met een koopintentie blootleggen. Hoe gaaf is dat?!

Stap 4: Onderhoud je data

Natuurlijk wil je het maximale uit je data halen. Dat kan alleen maar als je data betrouwbaar is. Je moet de gegevens in je data managementsysteem daarom goed onderhouden. Denk hierbij aan:

• Verwijderen van dubbele gegevens.
• Updaten van verouderde informatie.
• Verrijken van onbekende data.
• Gegevens om compliance redenen verwijderen
• Kwetsbaarheden in je data identificeren.

HubSpot ondersteunt je hier ook al bij. Bijvoorbeeld door (geautomatiseerd) dubbele records van contactpersonen of bedrijven te detecteren en samen te voegen. Datafoutjes te corrigeren. Gegevens van je contacten en bedrijven aan te vullen. Informatie die niet meer relevant is te verwijderen. En opvallende databewerkingen met een datamodel inzichtelijk voor je te maken.

👉 TIP: Automatisering is een krachtig onderdeel van een goed data managementsysteem. Hiermee voer je repetitieve taken namelijk snel en zonder fouten uit. 

Stap 5: Zet je data effectief in

Betrouwbare, complete en up-to-date data is de basis voor bedrijfsgroei. Of je nou in de maakindustrie, transportsector, automotive branche of zakelijke dienstverlening werkzaam bent. En je kunt er echt geweldige dingen mee doen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Klantrelaties uitbouwen met gerichte marketingcampagnes en sales sequences. Bijvoorbeeld op basis van gedrag en demografische kenmerken.
• Dynamische websitecontent aan je websitebezoekers tonen.
• De customer journeys van je leads nauwkeurig in kaart brengen.
• De conversieratio's van verschillende verkoopkanalen meten.
• Voorspellen welke leads klanten worden.
• Nauwkeurige omzetprognoses maken.

Naast het feit dat je jouw klanten gewoon veel beter kunt bedienen. Alle collega's hebben namelijk toegang tot dezelfde betrouwbare informatie.

Voor je salesmedewerkers is bijvoorbeeld inzichtelijk welke informatie leads op je website bekeken hebben. Zij hebben daardoor een goed beeld van persoonlijke voorkeuren en interesses. Je klantenservice medewerkers weten precies welke producten klanten afnemen. En wat de gemaakte afspraken daarbij zijn.

Je volgt je contacten en bedrijven dus op de juiste manier op. Terwijl dat je het aantal handmatige handelingen minimaliseert.

👉 TIP: HubSpot ontdekt patronen, trends en inzichten, waarmee je jouw klanten goed leert kennen. Zodat je de juiste data-gedreven beslissingen neemt. Of het nou om het optimaliseren van je marketingcampagnes gaat of het oplossen van dataproblemen.

Met effectief data management starten?

Wil je de efficiëntie en effectiviteit van je bedrijf verbeteren? En beschik je nog niet over een goed systeem voor je data management? Dan is het implementeren van een geschikt data managementsysteem een belangrijke eerste stap.

Gebruik je daarvoor een goed klantenplatform zoals HubSpot? Dan is het verzamelen, organiseren, analyseren en effectief gebruiken van je data een makkie. De software biedt je namelijk alle tools die je daarvoor nodig hebt. 

Wil je de software beter leren kennen? Snuffel wat rond op onze website. En download hieronder ons productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste tools.