Koppel je CRM systeem met andere systemen voor maximaal resultaat

Terwijl Madelon de facturatie in e-Boekhouden.nl bijwerkt is Rayan in SAP bezig. Suzie werkt wat personeelsdossiers in Apployed bij. En Mirjam verstuurt net een marketing mailing vanuit HubSpot. 

De meeste organisaties maken gebruik van meerdere softwarepakketten, zoals in bovenstaand voorbeeld. Deze systemen bevatten allemaal waardevolle (klant)data. Maar ja, ze moeten wel allemaal apart bijgehouden worden. Gelukkig kan dat tegenwoordig veel efficiënter door ze te koppelen aan je CRM-systeem.

Voeg je de data van deze systemen in één centraal CRM-systeem samen? Dan krijg je ook nog eens een veel completer beeld van je (toekomstige) klanten. En zo kun je ze natuurlijk gerichter bedienen! Kortom, er zijn verschillende voordelen.

In dit artikel vertel ik je over koppelingen met de volgende systemen:

• E-mailprogramma
• Microsoft Office
• E-mailmarketing software
• Marketingautomatisering
• Telefooncentrale
• Offerte- en facturatiesoftware
• ERP-systemen 
• Integraties met andere systemen

Integratie met een e-mailprogramma

De eerste software die je koppelt is natuurlijk een e-mailprogramma. Bijvoorbeeld Outlook of Gmail. Veel communicatie verloopt namelijk via e-mail. Dankzij deze koppeling bewaar je jouw waardevolle e-mails gemakkelijk in je CRM-systeem.

Vanuit Outlook kun je nu bijvoorbeeld: 

• In je CRM-systeem een record van de afzender aanmaken.
• Automatisch je ontvangen e-mails opslaan bij de juiste contacten.
• Contacten inzien.
• Een service ticket aanmaken voor de klantenservice.
• (Automatische) marketing e-mails en nieuwsbrieven versturen.
• E-mails inzetten voor je sales sequenties.

Verzend eenvoudig e-mails vanuit je CRM-systeem en sla ze bij je contacten op. Zo weet je altijd precies welke communicatie er heeft plaatsgevonden. En zet je e-mail programma in voor allerlei sales en marketing activiteiten. Bijvoorbeeld lead nurturing en leadscoring. Hier stel je dan vooraf speciale workflows voor in. Tenslotte meet je natuurlijk ook het effect van de marketing en sales e-mails, die je verzendt. Een goed CRM-systeem bevat daar namelijk uitgebreide online rapportage mogelijkheden voor. 

👉 TIP: Koppel je jouw e-mailprogramma aan HubSpot CRM? Dan neemt HubSpot automatisch de gegevens van e-mailhandtekeningen over. Lekker makkelijk! Lees hier meer over Inbox Automation.

Koppeling met Microsoft Office

Koppel je jouw CRM-systeem aan Microsoft Office? Dan kun je jouw documenten eenvoudig personaliseren met data uit je CRM-systeem. Vul bijvoorbeeld automatisch een aanhef en adresgegevens in. Zo hoef je deze gegevens niet meer handmatig over te nemen (met het risico op foutjes). Handig om tijd te besparen! Dankzij de integratie koppel je jouw documenten ook eenvoudig aan je contacten. Hierdoor vind je ze altijd makkelijk terug. 

👉 TIP: Weet je dat je jouw kostbare bedrijfsdata ook automatisch kunt verrijken? Lees hier meer over HubSpot Insights.

Koppeling met e-mailmarketing software

De meeste CRM-software programma's beschikken over een marketingtool. Maar vaak zijn deze marketingtools beperkt in hun mogelijkheden. Je kunt er daarom voor kiezen om betere e-mailmarketing software te koppelen. Bijvoorbeeld MailPlus of Mailchimp. 

Bij HubSpot CRM kun je de software uitbreiden met de HubSpot Marketing Hub. Je hebt dan nog veel meer marketing functies ter beschikking. Bovendien behoren deze tools tot de beste van de markt. Het onafhankelijke Gartner beoordeelt HubSpot bijvoorbeeld als wereldwijde leider voor inbound marketing. En ook op de website van G2 vind je talloze lovende beoordelingen van HubSpot-gebruikers. Zo vindt bijvoorbeeld iedereen het CRM-systeem erg gebruiksvriendelijk.

Andere populaire marketingfuncties van HubSpot zijn bijvoorbeeld:

• Marketingautomatisering: automatiseer je marketingactiviteiten met workflows.
• Landingspagina's: bereik de maximale conversie met mooie call-to-actions (CTA) en slimme formulieren. 
• Lead nurturing: nurture jouw leads op basis van de gegevens in je CRM-systeem.
• Leadscoring: ken scores toe en draag je marketingleads warm over aan sales.
• Sociale media tool: beheer je sociale media kanalen vanaf één plek.
• SEO-tool: boordevol tricks en tips voor een betere ranking in de zoekmachines.
• Advertentietool: online advertenties met de data in jouw CRM-systeem als basis.
• A/B-tests: onderzoek welke content het beste werkt en ga daarmee verder.
• Marketing dashboard: houd het effect van jouw marketing acties voortdurend in de gaten. 

Bovendien biedt HubSpot jou de mogelijkheid om een professionele geïntegreerde website te maken. Hiermee toon je bijvoorbeeld gepersonaliseerde content aan jouw websitebezoekers. Hoe gaaf is dat? Zonder code, dus je hebt niet eens webdesigner nodig. Wedden dat je zo doorhebt hoe de CMS Hub werkt!

Kies je ook voor de functies van de Sales Hub en de Service Hub? Dan beschik je over een geweldig all-in-pakket. Koppel daar de specifieke systemen van jouw organisatie aan en behaal zo maximaal resultaat. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van HubSpot? Download hieronder dan het productoverzicht en ontdek meer over de verschillende hubs.

Synchronisatie met marketingautomatisering software

Iedere professionele online aanbieder maakt gebruik van marketingautomatisering. Denk maar eens na: hoe vaak achtervolgen advertenties van aanbieders of producten je? Hoe vaak ontvang je ineens een gepersonaliseerde aanbieding in je mailbox? Toevallig heb je net dat soort producten bekeken. En hoe vaak krijg je een berichtje, dat er nog producten in je online winkelmandje liggen? Dit komt allemaal door marketingautomatisering. 

Weet je dat zo'n 90% proces van het oriëntatieproces van consumenten online gebeurt? En dat zo'n 72% van de B2B-organisaties zich online oriënteert. Nog voordat ze een keuze voor een aanbieder maken dus. Daarom heb je tools nodig om jouw doelgroep al tijdens het oriëntatieproces te bereiken.

CRM en marketingautomatisering vormen daarom een krachtige combinatie. Jouw all-in-1 CRM-systeem verzamelt waardevolle data van je relaties. Met marketingautomatisering speel je hier vervolgens slim op in. Heb je jouw websitebezoekers geconverteerd naar leads? Dan helpt marketingautomatisering je om ze door het verkoopproces te leiden.

Je voorziet jouw leads van de juiste info en content. Precies op het moment dat zij daar behoefte aan hebben. Je meet ieder contactmoment en je weet exact wanneer een lead klaar is voor sales. Je verkopers ontvangen dan automatisch een seintje. Bovendien beschikken zij over waardevolle informatie voor het verkoopgesprek. Dankzij marketingautomatisering zet je jouw doelgroep helemaal centraal. En zo krijgen jouw contacten het gevoel, dat je ze begrijpt. Je bouwt een band op en je relaties gaan je steeds meer vertrouwen.

Je CRM-systeem houdt dus (automatisch) alle touchpunten en acties bij. Je weet daardoor altijd waar jouw leads in het aankoopproces zitten. Dankzij dashboards met online rapportages kun je jouw sales goed voorspellen. Bovendien weet je precies wat jouw marketingcampagnes je opleveren. Je hebt dus gelijk een basis voor de beste strategische keuzes. Uiteraard stuur je op basis hiervan eenvoudig bij als dat nodig is. Zo worden marketing en verkoop één krachtig proces.

Koppeling met de telefooncentrale

Natuurlijk is het slim om je telefooncentrale te koppelen. Met één druk op de knop bel je jouw (toekomstige) klanten. Bovendien houdt je CRM-systeem alle telefonische contacten automatisch bij. Uiteraard kun je ook notities toevoegen. Registreer bijvoorbeeld wat er besproken is. Weet je dat het automatisch omzetten van telefoongesprekken in tekst ook kan?

👉 TIP: Afhankelijk van je telefooncentrale zijn er meer of minder mogelijkheden. Zo zijn wij erg enthousiast over de integratie van HubSpot en Aircall. 

Offerte- en facturatiesoftware

De koppeling van offerte- en facturatiesoftware met CRM-software is ook handig. Maak je offertes bijvoorbeeld in AFAS of Exact op. Verstuur ze daarna met je CRM-systeem. Jouw CRM-systeem houdt vervolgens eenvoudig de status bij. Zo verlies je nooit meer een deal uit het oog! Bovendien hoef je de data niet meer 2x op te voeren. De gegevens van beide systemen wordt namelijk automatisch gesynchroniseerd.

👉 TIP: Met HubSpot verstuur je in een handomdraai digitale offertes met dynamische content. Voeg gelijk een toelichtende salesvideo toe. Zo val je meer op dan de concurrentie. Én alle beslissers ontvangen jouw uitleg uit eerste hand.

Integratie met een ERP-systeem

Integraties van ERP-systemen met CRM-software komen veel voor. Bijvoorbeeld tussen HubSpot of Salesforce met Microsoft Navision. In een ERP-omgeving sla je bijvoorbeeld op welke producten en diensten klanten afnemen. Deze informatie stel je vervolgens beschikbaar in je CRM-systeem. Het grote voordeel? Verkopers kunnen makkelijker upsellen bij deze klanten.

Ook kun je financiële klantgegevens synchroniseren met de CRM-software. In één oogopslag zie je nu bijvoorbeeld of alle facturen betaald zijn. En hoe lang klanten er gemiddeld over doen om te betalen. Daarnaast kunnen verkopers automatisch een melding ontvangen als ze contact moeten opnemen. Bijvoorbeeld als er een nieuwe verkoopkans bij een klant is.

👉 TIP: Veel ERP-systemen bevatten ook over CRM-functies, maar die zijn vaak moeilijk. Koppel je ERP-systeem dan aan een gebruiksvriendelijk en allround CRM-systeem, zoals HubSpot. 

Integraties met andere systemen

Je hebt nu een beeld van de meest voorkomende koppelingen bij een CRM-systeem. Natuurlijk zijn er nog veel andere systeemintegraties mogelijk. Soms zijn deze zo specifiek dat ze moeilijk te realiseren zijn. Wil je deze andere systemen toch koppelen? Dan is er maatwerk nodig.  

👉 TIP: Selecteer je een nieuw CRM-systeem? Maak dan een duidelijk overzicht van alle systemen, die je wilt koppelen. Vraag CRM-leveranciers tijdens het selectieproces al naar de mogelijkheden en kosten. HubSpot beschikt bijvoorbeeld over een App Marketplace met meer dan 1000 standaard koppelingen. Meestal is er hierdoor geen of weinig maatwerk nodig.

Ben je benieuwd welke stappen je moet nemen om de juiste CRM-software te kiezen? Download dan onze gratis CRM Checklist hieronder.