Hoe compenseer je een personeelstekort (gedeeltelijk) met software?

Geschikte medewerkers vinden is tegenwoordig vaak een flinke uitdaging. In de meeste branches is het waanzinnig moeilijk om überhaupt personeel te vinden. Laat staan goed gekwalificeerd personeel. Denk bijvoorbeeld aan organisaties in de volgende branches:

• Techniek
• Bouw
• SaaS
• Onderwijs
• Horeca
• Zorg

Daarnaast zijn er allerlei factoren waar je geen invloed op hebt. Medewerkers die ziek worden bijvoorbeeld. En de vraag die ineens toe- of afneemt. Kampt je organisatie met een personeelstekort? En wil je de productiviteit blijven afstemmen op de vraag? Dan moet je organisatie innovatief en flexibel zijn. Maar ja, dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan.

Gelukkig kunnen technologische oplossingen je organisatie hierbij goed ondersteunen. Bijvoorbeeld door een tekort aan gekwalificeerde medewerkers gedeeltelijk te compenseren. Hieronder leer ik je hoe je met HubSpot de efficiëntie van je organisatie verhoogt. Zodat je minder last van een personeelstekort hebt.

5 Manieren om je organisatie efficiënter te maken met HubSpot

HubSpot bevat allerlei tools waarmee je bedrijfsprocessen stroomlijnt. Zodat je de werkdruk van je medewerkers daarmee verlicht. Hieronder leg ik 5 veelvoorkomende manieren uit:

Manier 1: Repetitieve taken automatiseren

Automatiseer je allerlei terugkerende taken? Dan houden je medewerkers meer tijd over voor andere werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatiseren van:

E-mail 
Waarbij je geautomatiseerd gepersonaliseerde berichten naar specifieke klanten toestuurt. Op dynamische tijdstippen die je vooraf instelt. 

Klantinteracties
Bijvoorbeeld met behulp van een kennisbank op je website. En met live chatten en AI-aangedreven chatbots, die geautomatiseerde antwoorden genereren. Zodat je jouw klanten sneller en effectiever helpt. Maar in kunt springen als dat nodig is.

Gegevensinvoer
Onder andere met behulp van slimme dynamische formulieren op je website. Waarvan je de informatie automatisch in je CRM-database vastlegt. En de integratie met je andere softwaresystemen. Waarmee je geautomatiseerd gegevens tussen verschillende softwarepakketten uitwisselt. In HubSpot's App Marketplace vind je hier meer dan 1.600 apps voor.

Artificial Intelligence
HubSpot zit boordevol handige AI-functies. Van contentcreatie (blogs, websitepagina's, podcasts, video's, social mediaberichten, ...) tot nauwkeurige voorspellende analyses. In ons e-book hierover beschrijven we meer dan 25 van dit soort tools.

Automatisering zorgt bovendien voor het nauwkeurig en consistent uitvoeren van taken. Waardoor er minder menselijke fouten ontstaan. Je organisatie verspilt dus minder tijd aan problemen die hierdoor ontstaan.

Manier 2: Effectiever samenwerken

Goed samenwerken is meestal een uitdaging. Als je het druk hebt is het nog lastiger. Maar effectief samenwerken is dan juist extra belangrijk. Met verschillende tools ondersteunt HubSpot je personeel daarom hierbij. Denk bijvoorbeeld aan:

Real-time samenwerking
Log (geautomatiseerd) allerlei gegevens in je CRM-records. Zoals notities, gespreksverslagen en e-mails. Zodat medewerkers snel van situaties op de hoogte zijn. Waar ze zich ook bevinden. Vat je jouw CRM-records met AI samen? Dan heb je in no time een globaal beeld. Pas als het nodig is zoom je op de details in.

Gedeelde inboxen
Met een gedeelde inbox beheren en beantwoorden je teams gezamenlijk inkomende klantverzoeken. Zoals e-mails, Facebook Messenger-berichten, WhatsApp-berichten en websiteformulieren. Dit is bijvoorbeeld superhandig voor klantenservice en salesteams. Want alle klantcommunicatie is voor het hele team zichtbaar.

Bovendien legt HubSpot de communicatie automatisch in de CRM-database vast. En kan de software je met AI taken aanbevelen op basis van de e-mailinhoud. Vervolgens helpt HubSpot ook met de uitvoering hiervan.

Samenwerkingszijbalk
@Tag je collega's rechtstreeks vanuit je werk en vraag ze om hulp. Zo vraag je een marketing- of salescollega bijvoorbeeld om feedback op je blog te geven. Of om eens kritisch naar een nieuwe websitepagina te kijken.

Taakbeheer
Creëer, bewerk en voltooi eenvoudig taken. Maak je een taak voor een collega aan? Dan ontvangt je collega daar automatisch een melding van.

Goedkeuringen
Vraag en beheer allerlei soorten goedkeuringen. Bijvoorbeeld voor het:

• Plaatsen en wijzigen van content. 
• Verzenden van marketing e-mails.
• Versturen van een offerte.
• Aannemen van een nieuw personeelslid.

Marketingkalender
Bekijk en beheer je marketingcampagnes en -evenementen via de kalenderfunctie. Deze functie is ideaal om je marketingplanning effectief te coördineren.

Manier 3: Data-gedreven besluitvorming

Met de uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden van HubSpot neemt je organisatie betere beslissingen. Of het nou om losse taken gaat of je organisatie als geheel. Zo krijg je een diepgaand inzicht van:

• Klantgedrag. Bijvoorbeeld aankoopgewoonten, voorkeuren en interactiepatronen.
• De marketingresultaten van je marketingcampagnes. Zodat je jouw marketingstrategie eenvoudig kunt verfijnen.
• De lifecycle fasen van je leads voor het verbeteren van je verkoopproces.
• Klantvragen die regelmatig binnenkomen. Handige input voor je R&D-afdeling!

Met al deze inzichten zet je jouw middelen (personeel, budget, ...) efficiënter in. Uiteraard verhoog je zo ook de Return on Investment (ROI) en klanttevredenheid. Waardoor je ook met een tekort aan personeel de groei van je bedrijf bevordert!

Manier 4: klantrelaties opbouwen

Personaliseer en optimaliseer je jouw klantinteracties met de data in HubSpot? Dan krijg je een diepgaand inzicht in de persoonlijke voorkeuren van je (toekomstige) klanten. Deze informatie zet je (geautomatiseerd) in om je klantrelaties te verbeteren. Hierdoor voelen je klanten zich gewaardeerd en begrepen.

Stem je jouw producten en diensten goed op de persoonlijke klantbehoeften af? Dan heeft dat natuurlijk een positief effect op de klanttevredenheid en klantloyaliteit. En dat is fijn. Want zo haal je eenvoudig meer uit je bestaande klantenbestand. Terwijl nieuwe klanten werven veel meer energie kost. 4 Handige tools hierbij licht ik even uit:

Lead nurturing
Ontvangen je contacten gepersonaliseerde content, die op de fasen van hun klantreis zijn afgestemd? Met de juiste timing? Dan bouw je hiermee vertrouwen op. Daarnaast vergroot je de betrokkenheid van je contacten. 

Voor een lead nurturing campagne segmenteer je eerst de doelgroep. Bijvoorbeeld op basis van gedrag en demografische gegevens. Vervolgens maak je een geautomatiseerde workflow aan, waarmee je gepersonaliseerde e-mails verzendt. De content moet natuurlijk bij de interesses van je doelgroep aansluiten. Denk bijvoorbeeld aan blogs, e-books, webinars en video's. De reacties hierop houd je geautomatiseerd in je CRM-software bij. Met A/B-tests optimaliseer je de respons.

Leadkwalificatie
Met leadkwalificatie identificeer je jouw beste verkoopkansen. Je lead scores vertellen je hierbij gelijk welke leads klaar zijn voor verkoopcontact. Zodat je verkoopteam zich daarop kan focussen. En je de effectiviteit van je verkoopstrategie vergroot. Voor je (AI-aangedreven) lead scores kijkt HubSpot naar:

• Demografische gegevens
• Gedragsindicatoren
• De interactiegeschiedenis

Met AI-aangedreven lead scores evalueert en prioriteert je systeem de leads automatisch. Dit gebeurt op basis van geavanceerde algoritmen, die grote hoeveelheden data analyseren. 

Sales sequences in HubSpot zijn geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mailreeksen. Die je helpen om je prospects te converteren. Daarnaast maken ze geautomatiseerd taken voor je aan. Uiteraard meet je ook van je sales sequences eenvoudig hoe effectief ze zijn. Hiervoor monitor je bijvoorbeeld de open rates, klikfrequenties en het aantal geboekte afspraken.

Het is zelfs mogelijk om je sales sequences aan je workflows toe te voegen. Zo combineer je bijvoorbeeld moeiteloos een lead nurturing campagne met een sales sequence. Alle contactinformatie houd je ondertussen op 1 centrale locatie bij.

AI-guided selling
Dankzij AI-guided selling voer je jouw verkooptaken efficiënter uit. Zo geven voorspellende deal scores je inzicht in de slagingskansen van je deals. En helpt de AI-vergaderassistent je om je meetings sneller voor te bereiden. Daarnaast beveelt HubSpot je verkoopmedewerkers allerlei salestaken aan. En helpt de AI-aangedreven software met de uitvoering hiervan.