Verbeter je positie op de arbeidsmarkt met een optimaal wervingsproces

Is het voor jouw organisatie ook zo lastig om geschikt personeel te vinden? De arbeidsmarkt is zo krap dat zelfs financiële lokkertjes vaak niet meer werken. Van leaseauto’s tot het meebetalen aan de studie van de kinderen.

Geld is allang niet meer het belangrijkste. Medewerkers willen parttime werken, loopbaanbegeleiding en coaching krijgen, opleidingen volgen, thuiswerken en meer. Leuke collega’s, een positieve vibe op de werkvloer en bedrijfsuitjes zijn ook belangrijk. En dat er naar medewerkers geluisterd wordt. Kortom: het moet fijn zijn om bij jouw organisatie te werken.

In deze kandidatenmarkt zijn je sollicitanten de koning. Wil je goed scoren op de arbeidsmarkt? Dan moet je jouw sollicitanten centraal zetten. In dit artikel leg ik je daarom uit hoe je een optimaal wervingsproces creëert. En hoe je jouw positie als werkgever op de arbeidsmarkt daarmee verbetert.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

➜ De reis van je sollicitanten.
➜ 4 Belangrijke stappen bij de kandidaatreis.
➜ Recruitment marketing en je ‘werken bij’ website.
➜ Maak van solliciteren een makkie.
➜ Je wervingsproces digitaliseren. 
➜ De beoordeling van je sollicitanten.
➜ Onboarding en aan boord houden.
➜ Ga slim om met je recruitment budget.
➜ Een compleet recruitment systeem voor een optimaal wervingsproces.

De reis van je sollicitanten

Ga je op zoek naar (ander) werk? Dan maak je een soort (online) reis door, zoals in dit voorbeeld:

Inge is toe aan een carrièrestap. Bij haar huidige werkgever is ze uitgegroeid. Ze start daarom een online zoektocht naar een mooie nieuwe uitdaging. Op LinkedIn vult ze haar profiel aan. Zo ziet het er op en top uit als recruiters haar LinkedIn-pagina bezoeken.👍

’s Avonds en in de weekenden struint ze het Internet af naar nieuw werk. Ze zoekt vooral op LinkedIn en Indeed. Inge heeft haar CV al naar verschillende recruitment bureaus gestuurd. Wie weet is er ergens een mooie functie in de portefeuille beschikbaar. Ook bekijkt ze regelmatig of haar netwerk iets voor haar kan betekenen. Zo zoekt ze op LinkedIn naar contactpersonen bij interessante bedrijven. 👀

Voor iedereen zien de stapjes van de ‘sollicitatiereis’ er anders uit. Gewoon omdat iedereen anders is. Daarnaast hangt het er vanaf waar je vandaan komt. Heb je het niet meer naar je zin bij je werkgever? Kom je net van school? Ga je verhuizen? Of is je contract niet verlengd? Dat maakt nogal een verschil

4 Belangrijke stappen bij de kandidaatreis

Een ‘kandidaatreis’ bestaat uit 4 belangrijke stappen. Ook al ziet deze reis er bij iedereen anders uit. De meeste sollicitanten volgen ongeveer dit proces: 

1. Oriënteren & Zoeken
   
   Je praat over je carrière met mensen in je omgeving. Waarschijnlijk al voordat je besluit om te gaan solliciteren. Vervolgens ga je je online oriënteren. Bijvoorbeeld op Google, sociale media kanalen en vacaturewebsites. Je neemt een kijkje op de websites van recruitment bureaus. En misschien houd je werk.nl van het UWV (uitkeringsinstantie) in de gaten.
   
   
2.  Solliciteren
   
   Als je solliciteert kom je in de sollicitatietrajecten van verschillende werkgevers terecht. Je ontvangt een uitnodiging of wordt afgewezen. De ene werkgever houdt je goed op de hoogte. En de andere maakt er een zooitje van. Is je sollicitatie ervaring goed? Dan ga je eerder bij die werkgever aan de slag.
   
   
3. Onboarding & Inwerktraject
   
   Hoe is de onboarding? Is je werkplek gelijk op je 1e werkdag in orde? Ligt alles klaar wat je nodig hebt? En word je goed begeleid bij het inwerken? Of word je maar wat aan je lot overgelaten? Zelfs zo erg dat je alweer rondkijkt voor een nieuwe werkplek?
   
   
4. Persoonlijke ontwikkeling & begeleiding
   
   Beantwoordt je werkgever aan je ambities? Krijg je de juiste begeleiding om je te ontwikkelen? Mag je de opleidingen volgen, die je leuk vindt of nodig hebt? Beschik je over goede systemen om je werk mee uit te voeren? Hoe word je beoordeeld? Doet je werkgever er alles aan om je aan boord te houden? Bijvoorbeeld met Human Capital Management (HCM). 

Ondersteunt een (toekomstige) werkgever haar sollicitanten en nieuwe talenten optimaal? Dan is de sollicitatie- en werkervaring fantastisch. En dat heb je in deze tijd nodig om medewerkers te werven en te behouden. 

Recruitment marketing en je ‘werken bij’ website 

Het sollicitatieproces begint als een toekomstig talent met jouw organisatie in aanraking komt. Of dat nou via een collega, LinkedIn, Facebook, Indeed of jouw website is. Je presenteert jouw organisatie dan zo goed mogelijk. Waar de interactie ook start. En je maakt het je kandidaten zo makkelijk mogelijk om te reageren. 

Het is handig als kandidaten jou al gelijk tijdens het oriëntatieproces vinden. Het is daarom belangrijk om te zijn waar jouw toekomstige sollicitanten zijn. In het begin is dat misschien lastig. Maar heb je een optimaal wervingsproces? Dan houd je het gedrag van je kandidaten op een dashboard met online rapportages bij. 

Zo krijg je veel inzicht in de sollicitatiereis van je kandidaten. Hoe vinden sollicitanten je website? Welke vacatures en vacature advertenties zijn het meest populair? En welke vacaturekanalen leveren de meeste en beste kandidaten op? Hier speel je natuurlijk op in. Zo stem je jouw wervingsproces steeds beter af op je doelgroep.

Met behulp van je CRM-data en andere bronnen stel je persona’s op. Een soort profielen van je ideale kandidaten. Daarbij kijk je natuurlijk naar wat jouw team of organisatie nodig heeft. En ook naar de vacatures waar het om gaat. Het is slim om je medewerkers hierbij te betrekken. 

Met deze persona’s start je jouw marketing recruitment. Je adverteert waar jouw doelgroep zich bevindt. En past je (dynamische) content hierop aan. Volgt iemand een opleiding maritieme techniek? Zorg dan voor passend beeldmateriaal met een booreiland, schip of iets in die richting. Studeert iemand op de hogere hotelschool? Dan kies je bijvoorbeeld voor culinaire plaatjes in een restaurant. Kortom: je creëert herkenning bij je doelgroep.

Via de zoekresultaten in zoekmachines, sociale media posts en data-gedreven advertenties trek je kandidaten naar je website toe. Daar wil je ze natuurlijk graag converteren. Je ‘werken bij’ website moet daarom uitnodigen om te reageren. Dynamische marketing content op je website helpt hier enorm bij. Natuurlijk laat je meteen zien hoe leuk het is om bij jouw organisatie te werken. Draag de sfeer uit!

Alleen vacatures plaatsen levert meestal erg weinig op. Je moet echt laten zien wat jouw organisatie doet. En de verbinding met je doelgroep opzoeken. Of het nou om je SEO, vacature advertenties, sociale media posts of website gaat. Met lead nurturing en leadscoring zorg je vervolgens dat je top-of-mind blijft. En contact opneemt met de meest geïnteresseerde kandidaten.

👉 TIP: Zijn er kandidaten die liever eerst even vrijblijvend babbelen? Of willen zien hoe het werk eruit ziet? Maak een video met de toekomstige collega’s voor op je website. Biedt een telefoongesprek, live chatgesprek of online meeting aan. En leidt ze hiervoor gelijk door naar de juiste contactpersoon. Uiteraard verpak je dit in een aanlokkelijke call-to-action knop (CTA) bij de vacature op je website.

Maak van solliciteren een makkie

Wat vind je van een sollicitatieformulier waarop je een hele rij met vragen moet invullen? En de motivatiebrief die je ook nog moet toevoegen? Waarschijnlijk reageer je minder snel dan bij een kort sollicitatieformulier. Verlaag je de drempel om te solliciteren? Dan trek je meer kandidaten aan. Zo simpel is het! 

Start bijvoorbeeld met het opvragen van:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• LinkedIn-profiel

Met een geautomatiseerde e-mail bedank je voor de interesse. Je legt hierin uit wat er met de sollicitatie gebeurt. En je vraagt of je kandidaat nog een paar vragen wil invullen. Zo vraag je de benodigde informatie voor de screening gefaseerd uit. 

Is een kandidaat al bekend in je CRM-systeem? Dan is het fijn als het systeem vooraf al wat velden invult. Wel zo makkelijk en sollicitatievriendelijk voor je sollicitant. Met een dynamisch sollicitatieformulier is dit zo geregeld. Hiermee maak je bepaalde vooraf ingevulde velden zelfs onzichtbaar. Lekker overzichtelijk! 

Als dat nodig is vraag je jouw kandidaat later om bepaalde gegevens te controleren. Maar dat hoeft niet meteen. Bovendien kan je CRM-systeem zelf al wat informatie van LinkedIn overnemen. Wel zo makkelijk. Er is daar alleen wel een integratie met LinkedIn voor nodig.

👉 TIP: Maak een mooie call-to-action (CTA) op je website: “Kom je gauw een kopje koffie drinken?”. Daarachter plaats je een link naar je afsprakentool.

Je wervingsproces digitaliseren 

Met een digitaal wervingsproces manage je het sollicitatieproces van je kandidaten. Het recruitment systeem kan zelfs CV’s en profielen voor je pre-screenen en vergelijken. Hiervoor gebruikt het de tags, die je zelf invoert. Zo nodig je gegarandeerd de kandidaten met de beste specificaties uit. Bovendien verloopt het selectieproces een stuk sneller.

Je kandidaten willen graag weten hoe het sollicitatieproces verloopt. Het is goed om dit op je website en/ of in je vacatures te vermelden. Maar ook tijdens het wervingsproces houd je jouw kandidaten (geautomatiseerd) op de hoogte. Direct na de sollicitatie stuur je bijvoorbeeld een gepersonaliseerde bedank e-mail. Natuurlijk vertel je hierbij gelijk (nog een keer) wat je kandidaat van het sollicitatieproces kan verwachten.

Zo zijn er tijdens het wervingsproces verschillende (geautomatiseerde) contactmomenten. Nodig een sollicitant bijvoorbeeld met een e-mail uit voor een sollicitatiegesprek. Je voegt er meteen een afspraaklink aan toe. Je kandidaat kiest nu zelf een passend moment. De afsprakentool houdt hierbij rekening met alle gespreksdeelnemers van je organisatie.

Of wat vind je van communiceren met WhatsApp? Handig voor nieuwe werknemers, die liever niet bellen! En wat denk je van het toesturen van een digitaal arbeidscontract? Met een dynamische tool zet je het zo in elkaar. Je kunt het motiveren met een persoonlijke video als je dat wilt. Tegelijkertijd houdt je systeem alle interacties met je kandidaten geautomatiseerd bij. Zelfs de WhatsApp-berichten die er verstuurd zijn.

In 1 oogopslag weet je hoe het met je sollicitatieprocedures gaat. Hoeveel kandidaten er in de sollicitatiepijplijn zitten en wat hun status is. Bovendien kun je altijd teruglezen wat er precies gecommuniceerd is.

👉 TIP: Met de juiste recruitmentsoftware heb je een optimaal wervingsproces snel geregeld. Binnen een paar maanden kun je het al up & running hebben.  

De beoordeling van je sollicitanten

Met een digitaal wervingsproces besteed je de pre-screening van CV’s uit aan je CRM-systeem. Bijvoorbeeld op basis van opleidingsniveau, diploma’s, persoonlijkheidskenmerken en competenties. Per vacature stel je zelf in waar de software op moet screenen.

Heb je een interessante kandidaat gevonden? Dan leg je die digitaal voor aan je collega’s. Na een positieve beoordeling nodig je de sollicitant zo snel mogelijk uit. Ook na het sollicitatiegesprek kun je om een digitale beoordeling vragen. Je collega ontvangt hier een melding van. Alle belangrijke wervingsinformatie en interactie leg je zo vast in je CRM-systeem. Bovendien verloopt het wervingsproces zo lekker soepel. CV’s verdwijnen nooit meer onderop de stapel.

Uiteraard zorg je voor een leuk aangenaam sollicitatiegesprek. Laat je toekomstige medewerkers zich thuis voelen. En schep een omgeving waarin ze zoveel mogelijk zichzelf kunnen zijn. Een sollicitatiegesprek is toch al superspannend. Gelijk een checklist met vragen op je sollicitanten afvuren is een absolute no go! Hoe vind jij het als je zo aan een kruisverhoor onderwerpen wordt? Klinkt dat als een fijne werkgever en een prettige werksfeer? Niet echt, toch?

Vertel hoe het is om bij jouw organisatie te komen werken. Waar je tegenaan loopt. Hoe de bedrijfscultuur is. Hoe de medewerkers met elkaar omgaan. En vraag je kandidaat wat hij of zij daarvan vindt. En hoe hij of zij de pijnpunten van een denkbeeldige situatie zou oplossen.

Tijdens het gesprek onderzoek je de persoonlijkheidskenmerken en competenties. Zo ontdek je algauw of iemand bij jouw organisatie en team past. Wees ook eerlijk. Beloof géén dingen die je niet waar kunt maken. 

Onboarding en aan boord houden

De onboarding is ongelofelijk belangrijk voor de medewerkerstevredenheid. Stel je eens voor: je hebt veel energie gestoken in het vinden van een nieuwe medewerker. Maar na 1 werkweek stopt je nieuwe talent er alweer mee. Dan is er echt iets goed misgegaan. Zorg daarom voor goede begeleiding. Dat de werkplek op tijd in orde is. En geef je nieuwe arbeidskracht een warm welkom. 

Hierna blijf je jouw medewerker volgen met Human Capital Management (HCM) tools. Je houdt de ontwikkelingen in de gaten en speelt hierop in. Hoe presteert je nieuwe talent? Welke resultaten behaalt hij of zij? Is iemand toe aan doorgroeien of een opleiding? Zijn er andere aandachtspunten? Verdient je nieuwe medewerker een opslag? Door te meten kun je veel beter begeleiden. Bovendien schep je een veilige werkomgeving, zekerheid en vertrouwen.

👉 TIP: Lees ook dit blog eens: Effectief een organisatie leiden, hoe doe je dat?

Ga slim om met je recruitment budget

In een goed recruitment systeem houd je nauwkeurig bij wat je aan je wervingsproces besteedt. Het is zelfs mogelijk om de wervingskosten per sollicitant te monitoren. Met goede ATS-software (Applicant Tracking Software) zet je jouw budget optimaal in. Je weet namelijk wat er werkt en waar je het aan besteedt. Bovendien bespaar je met een digitaal wervingsproces hartstikke veel kostbare tijd.

Een compleet recruitment systeem voor een optimaal wervingsproces

Met een optimaal wervingsproces geef je jouw kandidaten een fantastische sollicitatie ervaring! En dat is ook handig voor als er nog géén goede match is. Misschien is die er in de toekomst namelijk wel. Als je de gegevens in je CRM-systeem bewaart vind je ze later gemakkelijk terug. Na toestemming van je kandidaten uiteraard.

Het klinkt waarschijnlijk veel wat je voor een optimaal recruitmentproces moet regelen. Maar dat valt reuze mee hoor. De meeste HR-processen veranker je namelijk in je software. Is dat eenmaal geregeld? Dan werkt het grotendeels automatisch met workflows. Op dashboards houd je met KPI's bij wat er gebeurt en waar je moet bijsturen.

Het hele wervingsproces kun je bijvoorbeeld in het all-in-one CRM-systeem van HubSpot kwijt. Je beschikt gelijk over alle marketing- sales- en servicetools die je nodig hebt. En deze tools gebruik je natuurlijk meteen voor de rest van je organisatie. Zo maak je er 1 geolied proces van. Waar het ook om gaat. Een data-gedreven website bouwen, nieuwe B2B klanten werven, service verlenen, sollicitanten aantrekken of iets anders.

Ben je benieuwd hoe de software eruit ziet? Bekijk dan onze uitgebreide HubSpot CRM demo video hieronder maar eens. Daarnaast vind je een heleboel korte video’s op onze speciale videopagina. En tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek willen we je de mogelijkheden ook graag demonstreren. Wat jij prettig vindt!