Je sollicitanten volgen met het kandidaat volgsysteem van HubSpot

Sollicitanten volgen is een belangrijk onderdeel van een digitaal wervingsproces. Het helpt je namelijk om je werving en selectie optimaal te managen. Om de juiste talenten te vinden. Én om je kandidaten een geweldige sollicitatie ervaring te geven. HubSpot CRM biedt een goed kandidaat volgsysteem hiervoor. In dit artikel leg ik je uit wat de voordelen hiervan zijn.

➜ Waarom volg je jouw sollicitanten met een kandidaat volgsysteem?
➜ 14 Redenen waarom het slim is om je sollicitanten met HubSpot te volgen.
➜ Reden 1: geïntegreerde ‘Werken bij’ website.
➜ Reden 2: hogere websiteconversie.
➜ Reden 3: compleet pakket met marketing tools.
➜ Reden 4: slimme workflows.
➜ Reden 5: digitaal sollicitatieproces.
➜ Reden 6: handige afsprakentool.
➜ Reden 7: snelle onboarding.
➜ Reden 8: je bouwt een talentenpool op.
➜ Reden 9: dashboard met online rapportages.
➜ Reden 10: andere kennisbronnen toevoegen.
➜ Reden 11: Human Capital Management (HCM).
➜ Reden 12: mobiele app.
➜ Reden 13: gebruiksvriendelijke software.
➜ Reden 14: HubSpot is veilig.
➜ Waarom kies je voor het kandidaat volgsysteem van HubSpot en niet voor een standaard ATS?

Waarom volg je jouw sollicitanten met een kandidaat volgsysteem?

Bij de traditionele werving en selectie van sollicitanten komen veel handmatige administratieve handelingen kijken. Dit is inefficiënt en de kans op fouten is groot. Digitaliseer je deze werkzaamheden zoveel mogelijk? Dan wordt jouw werk veel efficiënter, leuker, sneller én makkelijker. 

Maar je manier van werken verandert er wel door. Veel van je HR-taken ontstaan namelijk door de digitale activiteiten van je sollicitanten. Niet meer door wat je zelf vindt dat er moet gebeuren. 

Bij een digitaal recruitmentproces maakt het weinig uit of er veel of weinig sollicitaties binnenkomen. Het kandidaat volgsysteem leidt alles automatisch in goede banen. Dat is wel even anders dan als je alle sollicitaties handmatig moet beoordelen! Doordat je jouw kandidaten centraal zet is hun betrokkenheid ook groter. En dat betekent meer sollicitanten die jouw werkaanbod accepteren.

Dit zijn op zich al genoeg redenen om voor een kandidaat volgsysteem te kiezen. Maar er is nog een belangrijke reden. Het is tegenwoordig hartstikke lastig om geschikte mensen te vinden. Met de juiste tools trek je sneller de juiste kandidaten aan. Misschien is dit wel de allerbelangrijkste reden om je sollicitanten met HubSpot te gaan volgen!

14 Redenen waarom het slim is om je sollicitanten met HubSpot te volgen

Reden 1: geïntegreerde ‘Werken bij’ website

Voor je wervingsproces is het belangrijk om een goede ‘Werken bij’ website te hebben. Met de HubSpot CMS Hub zet je die zo in elkaar. Helemaal zelf. Zonder moeilijke codes. Je hoeft nooit meer op een dure en langzame webdesigner te wachten. Je versleept je website elementen eenvoudig met de drag & drop editor. Je zult zien: het resultaat is prachtig!

Bovendien is de website in je CRM-systeem geïntegreerd. Op basis van IP-adressen volgt het kandidaat volgsysteem alle interacties van je websitebezoekers. Vervolgens zet je deze data slim in. Bijvoorbeeld om gepersonaliseerde dynamische content op je website te tonen. Of om meer uit je recruitment campagnes op je sociale media kanalen te halen.

👉 TIP: HubSpot is gelijk de host van je website. Dat is dus meteen goed geregeld! 

Reden 2: hogere websiteconversie

Of je jouw website nou in HubSpot gemaakt hebt. Of dat je een externe website gekoppeld hebt. Met de landingspagina’s van HubSpot vergroot je de websiteconversie. Via je ‘gewone’ website content leid je jouw websitebezoekers naar deze speciale landingspagina’s toe. 

Deze landingspagina’s richt je helemaal in op conversie. Zo nodig je jouw websitebezoekers uit om te solliciteren. Je hebt hier een slimme formulieren editor voor. Als je de velden hiervan dynamisch maakt verlaag je de drempel om te solliciteren. HubSpot vult dan zelf al informatie voor je sollicitanten in. Bepaalde velden kun je zelfs onzichtbaar maken.

Met de speciale CTA-tool zet je zelf de mooiste calls-to-action in elkaar. Vervolgens test je met een A/B-test uit welke content het beste werkt. HubSpot biedt de populairste content nu automatisch het vaakst aan.

👉 TIP: Maak persona’s voor je ideale sollicitanten. Breng de bijbehorende sollicitatie journey’s in kaart. En stem je content hierop af. Zo vergroot je de kans op conversie. 

Reden 3: compleet pakket met marketing tools

Dankzij slimme marketingtools trek je makkelijker de juiste sollicitanten aan. Met data-gedreven advertenties breng je jouw vacatures bijvoorbeeld bij de juiste doelgroep onder de aandacht. Zonder het volgen van je kandidaten zou dit niet kunnen! 

Voor een hogere positionering in de zoekmachines gebruik je de SEO-tool. Deze tool bevat allerlei tips en aanbevelingen voor SEO-proof content. En met de sociale media planner plan je jouw berichten eenvoudig vooruit. Je vergelijkt natuurlijk meteen de resultaten van verschillende vacaturekanalen op je marketing dashboard.

Met marketing e-mails, nieuwsbrieven, job alerts en lead nurturing bouw je een band met je sollicitanten op. Bovendien blijf je hiermee top-of-mind. En breng je nieuwe relevante vacatures en content snel onder de aandacht. Ben je benieuwd naar de sollicitatie ervaring van je kandidaten? Dan vraag je dit toch gewoon aan ze met de enquête feedback tools.

Reden 4: slimme workflows 

Met slimme workflows automatiseer en optimaliseer je veel van je wervingsactiviteiten. Bij iedere stap in de sollicitatie funnel houd je jouw kandidaten bijvoorbeeld geautomatiseerd op de hoogte.

Zo geef je met geautomatiseerde e-mails razendsnel een reactie. Bijvoorbeeld om te vertellen dat je de sollicitatie ontvangen hebt. En wat de kandidaat nu verder kan verwachten. Minder interessante sollicitanten laat je snel weten waar ze aan toe zijn. Zo kunnen zij weer op zoek naar een nieuwe werkgever. Dit is allemaal hartstikke belangrijk voor de sollicitatie ervaring. 

Je legt deze correspondentie automatisch in je kandidaat volgsysteem vast. Of het nou met e-mail, WhatsApp, een live chat of telefoon is. Dat maakt niet uit. Creëer automatische antwoorden voor veel gestelde vragen van sollicitanten. En publiceer nieuwe vacatures automatisch op je sociale media kanalen. Je mogelijkheden zijn eindeloos.

Met CRM-data en dynamische content maak je jouw communicatie bovendien heel persoonlijk. Hierdoor heb je een grotere kans om goede kandidaten aan je organisatie te binden. Daarnaast versnel je het hele recruitment proces met je workflows. Je voert namelijk alleen nog handmatige handelingen uit als dat echt nodig is. 

Jouw geautomatiseerde HR-activiteiten stroomlijn je met de werkzaamheden van andere afdelingen. Stel dat er in jouw organisatie veel projecten plaatsvinden. Integreer dan ook projectmanagement software, zoals PSOhub. En houd als HR-medewerker zelf nauwlettend in de gaten of er extra handjes nodig zijn. Zo hoef je niet meer last minute iemand aan te trekken!

Reden 5: digitaal sollicitatieproces

Met HubSpot stroomlijn je jouw digitale sollicitatieproces van A tot Z. Je zorgt automatisch voor de juiste follow-up e-mails. Hier gebruik je templates, snippets met herbruikbare content en CRM-data voor. Zelf hoef je misschien alleen nog een kleine aanpassing te doen.

Je draagt de pre-screening en selectie over aan je kandidaat volgsysteem. Je houdt automatisch de vacature pijplijn bij. En regelt ook digitaal de beoordeling door collega’s. Bijvoorbeeld direct na een sollicitatie of na het sollicitatiegesprek. Je weet meteen wat je vervolgacties zijn: (opnieuw) uitnodigen of afwijzen.

Komen er veel sollicitaties binnen? Geen stress! Jouw systeem leidt dit automatisch in goede banen. Je hebt altijd in beeld hoeveel sollicitanten er reageren. En waar zij zich in de sollicitatie funnel bevinden. Kortom: je hebt altijd overzicht! Je weet precies wat er al gedaan is. En welk werk er nog op je afkomt. Bovendien houdt je software je kandidaten automatisch goed op de hoogte.

Tegelijkertijd track je jouw kandidaten. Je all-in-one CRM-systeem monitort bijvoorbeeld welke vacatures je contacten op jouw website bekijken. Als recruiter speel je hier natuurlijk handig op in. Stuur een LinkedIn-bericht over de betreffende vacature. Zet een sales sequentie in of neem telefonisch contact op.

Samen met je collega’s behandel je de sollicitaties vanuit 1 centrale inbox. Of ze nou via LinkedIn, e-mail of een sollicitatieformulier op je website binnenkomen. Met taken en meldingen draag je eenvoudig werk over. En leid je sollicitanten automatisch naar de juiste medewerkers toe. Ook houd je eenvoudig je vacaturebudgetten en de afspraken met externe bureaus in de gaten. Zo werk je samen naar alle recruitment doelen toe. 

Reden 6: handige afsprakentool

Afspraken met sollicitanten maken is nogal eens een uitdaging. Met de online afsprakentool van HubSpot maak je dit veel makkelijker. Je stuurt jouw sollicitant een afspraaklink. Hij of zij kiest uit een aantal data en tijden. En het is al geregeld!

De afsprakentool houdt automatisch rekening met de agenda’s van de deelnemers van het sollicitatiegesprek. Handig toch? Uiteraard stuurt het kandidaat volgsysteem naderhand nog even een geautomatiseerde afspraakbevestiging naar je sollicitant. 

Reden 7: snelle onboarding

Bij een gestroomlijnd recruitment proces hoort ook een snelle onboarding. Je raadt het al: óók hier helpt HubSpot jou mee. Met de offertetool van de HubSpot Sales Hub zet je snel een digitaal arbeidscontract in elkaar. Hier gebruik je jouw CRM-data en dynamische content voor. 

Natuurlijk laat je het arbeidscontract gelijk digitaal ondertekenen. Op je dashboard houd je nauwlettend in de gaten of de handtekening al is gezet. En de rest van het onboarding traject dan? Het spreekt eigenlijk al voor zich: dat wordt óók makkelijker!

Dankzij handige playbooks kost het inwerken bijvoorbeeld veel minder tijd. Zelfs het opnemen van telefoongesprekken is mogelijk. De software zet deze gesprekken automatisch om in tekst. Handig om van te leren! Je kunt (gedeelten van) deze opnames zelfs delen met een afspeellijst. Zo leren nieuwe medewerkers snel van de seniors binnen jouw organisatie.

Reden 8: je bouwt een talentenpool op

Je kandidaat volgsysteem registreert alle relevante gegevens van je kandidaten. Zoals hun gedragingen, ervaringen, opleidingen, competenties en andere kenmerken. Jouw CRM-systeem bevat hierdoor een schat aan data. 

Misschien is er nu nog geen vacaturematch, maar in de toekomst wel. Als je de kandidaat gegevens bewaart (na toestemming) creëer je een waardevolle talentenpool. Filter op kenmerken, competenties, interesses en behoeften. En wie weet vind je de geschikte kandidaat al zo in je eigen database!

Reden 9: dashboard met online rapportages

Met dashboards met online rapportages helpt HubSpot je om meer en betere sollicitanten te vinden. Om je KPI’s te monitoren. En je sollicitatieproces bij te sturen als dat nodig is.

Zo ontdek je algauw waar je beste kandidaten vandaan komen. Hoe lang de gemiddelde sollicitatieprocedure duurt. Hoeveel het kost om een nieuwe werknemer aan te stellen. Met welke vacature advertenties je het meeste succes behaalt. En welk % kandidaten je werkaanbod accepteert.

Je managet je HR-taken. Maakt knelpunten inzichtelijk. Houdt jouw recruitment budgetten in de gaten. En je bewaakt de tijd wanneer je vacatures ingevuld moeten zijn. Het is zelfs mogelijk om de prestaties van je nieuwe medewerkers te blijven monitoren. Met al deze informatie maak je jouw recruitmentproces steeds beter.



👉 TIP: Weet je dat je de reis van je kandidaten kunt visualiseren in HubSpot? Zo weet je precies welke stapjes zij tijdens het sollicitatieproces nemen. Handig om je recruitment marketingcampagnes op af te stemmen!

Reden 10: andere kennisbronnen toevoegen

Je zet de software zo breed in als je zelf wilt. Het is meestal namelijk vrij eenvoudig om ook nog andere software te koppelen. Wat denk je bijvoorbeeld van vergadersoftware, zoals Zoom en Teams? Of van een telefooncentrale met uitgebreide belfuncties, zoals Aircall? 

Een koppeling met salarissoftware of assessmentsoftware? Of een koppeling met subsidies en andere wettelijke regelingen? Met custom velden richt je jouw recruitment proces in zoals jij dat wenst. Als andere applicaties geïntegreerd zijn dan synchroniseert HubSpot de data. Je hoeft de gegevens dus maar 1 keer (automatisch) in te voeren.

Reden 11: Human Capital Management (HCM)

Dankzij jouw digitale sollicitatieproces vind je de beste matches. Je beperkt hierdoor het personeelsverloop door slechte matches. Maar goed, op deze ‘beste matches’ wil je natuurlijk wel zuinig zijn.

Met Human Capital Management (HCM) blijf je jouw nieuwe talenten volgen. Zo biedt je ze precies datgene wat ze nodig hebben. Een mooie opslag, een extra opleiding… en hulp als het even wat minder gaat. Op een dashboard houd je namelijk alle individuele prestaties bij. Je ziet precies hoe medewerkers zich ontwikkelen. HubSpot bevat meerdere tools voor jouw talentmanagement. 

Reden 12: mobiele app

De recruitment software van HubSpot beschikt over een mobiele app. Je kunt de data overal raadplegen (als je geautoriseerd bent). Waar je ook bent. Zelfs vanaf je vakantieadres. Als je maar een Internetverbinding hebt.

Reden 13: gebruiksvriendelijke software

Niet alleen de HubSpot CMS Hub is heel erg gebruiksvriendelijk. Overal in de software vind je dezelfde interface. Alle tools en functies werken op dezelfde manier. Bovendien is de software heel erg overzichtelijk. Je leert er echt zo mee werken. 

Reden 14: HubSpot is veilig

Je kandidaat volgsysteem in de cloud bevat veel persoonlijke en gevoelige gegevens. Die gegevens zijn alleen voor jouw organisatie bedoeld. En misschien zelfs alleen maar voor de HR-afdeling. Ze moeten dan ook zeker veilig zijn.

Jouw data is in HubSpot veilig. De software voldoet aan de strengste Amerikaanse en Europese beveiligingseisen. Zo zijn je gegevens goed versleuteld met SSL. Daarnaast wordt jouw data in Europa opgeslagen. 

Waarom kies je voor het kandidaat volgsysteem van HubSpot en niet voor een standaard ATS?

Veel organisaties gebruiken een Applicant Tracking System (ATS) voor hun recruitment proces. Die software is speciaal ontwikkeld voor werving en selectie. Maar wil je meer uit jouw werving- en selectieproces halen? Dan is HubSpot een slimmere keuze.

De mogelijkheden van HubSpot gaan veel verder dan bij een standaard ATS. Je hebt namelijk óók de beschikking over allerlei marketing-, sales- en servicetools. Bovendien is HubSpot veel gebruiksvriendelijker dan de meeste ATS-systemen.

Optimaliseer en automatiseer je jouw recruitmentproces met HubSpot? Dan laat je bij iedere sollicitant gegarandeerd een fantastische indruk achter. Nieuwe kandidaten gaan vol enthousiasme bij jouw organisatie aan de slag. En afgewezen kandidaten solliciteren graag nog een keer.

Bovendien is HubSpot een enorm innovatief platform. Dagelijks komen er nieuwe tools en mogelijkheden bij. Het systeem is flexibel en modulair. Je richt het helemaal op maat in. Niet alle functies zitten er al standaard in. Maar met maatwerk is bijna alles mogelijk. Je kandidaat volgsysteem groeit dan ook met de digitale ontwikkelingen én jouw organisatie mee.

Bekijk je onze CRM demo video (30 minuten) hieronder? Dan krijg je een goede indruk van de software.