Digitaal sollicitanten werven, screenen en aanstellen met HubSpot

Bijna in iedere branche is goed personeel vinden momenteel erg lastig. Waarschijnlijk is er ook in jouw bedrijfstak veel werk en te weinig handjes. Ook je concurrenten en het bedrijf dat naast je zit hebben daar last van. Maar ja, het werk moet toch gedaan worden. Je kunt je medewerkers niet blijven overbelasten. Hoe vind je nou toch de mensen die je nodig hebt? En hoe houd je ze vervolgens vast?

HubSpot helpt je om digitaal sollicitanten te werven, screenen, vergelijken, aanstellen en behouden. Je maakt je werving- en selectieproces er veel effectiever mee. Daarna blijf je jouw nieuwe talenten ermee volgen en ondersteunen. Hieronder vertel ik je hoe het werkt. 

Digitaal sollicitanten vinden en werven met HubSpot
➜ Data-gedreven adverteren
➜ Vacature content delen
➜ Je ‘Werken bij’ website
➜ Een band opbouwen met je kandidaten
➜ Dashboards met online rapportages
➜ Budgetbewaking
➜ Database met je kandidaten

Screenen, vergelijken, beoordelen en selecteren met HubSpot
➜ Pre-screenen en vergelijken van je sollicitanten met tags
➜ Digitale assessment
➜ Digitale beoordeling

Sollicitanten aanstellen, onboarden en begeleiden
➜ Afspraken met je sollicitanten plannen
➜ Aanstellen van je sollicitanten
➜ Subsidies en wettelijke regelingen
➜ HR Compliance
➜ Onboarden
➜ Playbooks, snippets, templates en transcripties
➜ Begeleiden na de aanstelling (Human Capital Management)

HubSpot voor het digitaal werven, screenen en vergelijken van sollicitanten

Digitaal sollicitanten vinden en werven met HubSpot

Met even wat LinkedIn-berichtjes versturen bereik je tegenwoordig meestal niet meer zoveel. Er is meer voor nodig om goede sollicitanten te vinden. Voor het digitaal werven van sollicitanten zet je daarom allerlei online activiteiten in. Allereerst wil je zichtbaar zijn waar jouw kandidaten met hun zoektocht beginnen. Zo kom je namelijk al snel met ze in contact. Hoe pak je dit aan?

Data-gedreven adverteren

Plaats je gerichte data-gedreven advertenties? Afgestemd op de behoeften en interesses van je kandidaten? Op het juiste tijdstip? En op de plekken waar je de meeste kans hebt om geschikte kandidaten te vinden? Bijvoorbeeld op:

• LinkedIn
• Indeed
• Facebook
• Twitter
• Instagram
• Youtube
• Spotify
• Reddit
• Gaming sites

Dan vergroot je de kans om passend personeel aan te trekken. Je CRM-data is dus leidend voor je advertenties. Superefficiënt! Bij aan aantal vacaturekanalen optimaliseer je dit proces met HubSpot zelfs. Je leest er meer over in dit artikel: Advertentietool voor online adverteren op Google, LinkedIn & Facebook.

👉 TIP: Stel hier persona’s voor op (profielen van je ideale kandidaten). En houd rekening met de kandidaatreis.

Vacature content delen

Deel je interessante blogs, e-books met sollicitatietips en andere dingen op sociale media? Op de momenten dat je de meeste kans maakt dat kandidaten jouw posts zien? En zorg je voor een hoge positionering van jouw content in de zoekmachines? Dan vinden toekomstige kandidaten je sneller. 

Met de handige SEO-tool van HubSpot maak je het jezelf veel makkelijker. Bovendien plan je jouw berichten vooruit met de sociale media planner. Je ziet al je geplande posts in 1 oogopslag in je sociale media kalender. En je meet de effectiviteit van al je marketing recruitment activiteiten op een dashboard.

Je ‘Werken bij’ website

Je ‘werken bij’ website staat centraal in je wervingsproces. Nadat mensen jou online gevonden hebben komen ze hierop uit. Je website moet daarom uitnodigen om te reageren. Met goede landingspagina’s, CTA’s (calls-to-action), formulieren en dynamische content trek je de meeste sollicitanten aan. Met A/B-testen optimaliseer je jouw content. 

HubSpot beschikt over alle tools die je hiervoor nodig hebt. Inclusief een tool om je professionele ‘werken bij’ website zelf te bouwen. Met de drag&drop editor is dat een fluitje van een cent.

Een band opbouwen met je kandidaten

Heeft een relevante kandidaat gereageerd? Dan wil je natuurlijk zo snel mogelijk reageren en in contact blijven. Je vergroot hiermee de kans op een samenwerking. In HubSpot heb je hier allerlei marketingtools voor.  Zoals:

• Geautomatiseerde follow-up e-mails
• Marketing e-mails en nieuwsbrieven
• Lead nurturing
• Lead kwalificatie
• Segmentatie met lijsten
• Online rapportages
• Gevisualiseerde reis van je sollicitanten

Zo blijf je makkelijk top-of-mind en je bouwt een band op. Óók met de kandidaten die niet actief zoeken en die je in je database bewaart. Bovendien richt je jouw pijlen als eerste op de kandidaten, die het meest betrokken zijn. Kortom: je maakt je wervingsproces makkelijker en sneller.

Daarnaast reageer je met automatische gepersonaliseerde antwoorden. Bijvoorbeeld als je sollicitanten bepaalde tags in hun communicatie gebruiken. Je zorgt dan ook voor een supersnelle follow-up (die je uiteraard ook automatisch in HubSpot bewaart)! Het begin van de sollicitatie ervaring bij jouw organisatie is hierdoor gelijk goed.

👉 TIP: Klik hier voor een uitgebreid overzicht met de recruitment mogelijkheden van HubSpot.

Dashboards met online rapportages

Wat leveren jouw marketing recruitment inspanningen je op? Op dashboards laat je allerlei online rapportages samenkomen. Zo krijg je megaveel inzicht en meet je jouw recruitment KPI’s continu:

• Worden je vacatures wel genoeg bekeken? Klikken sollicitanten erop? 
• Op welke vacatures krijg je de meeste reacties? 
• Welke vacature advertenties leveren de beste kandidaten op?
• Bij welke vacatures haken sollicitanten af? Kun je hier wat aan veranderen? Spreekt de vacature wel voldoende aan bij je doelgroep? Of verloopt het sollicitatieproces toch niet helemaal lekker?
• Hoe lang duurt het gemiddelde sollicitatieproces? Verschilt dit bij het invullen van functies? 
• Hoeveel sollicitaties komen er binnen? Hoeveel kandidaten komen er uiteindelijk in je selectieproces terecht (nadat je hun profielen gescreend hebt)? Welk % neem je hiervan aan?
• Hoeveel talenten krijgen een aanbod en hoeveel sollicitanten accepteren dat?
• Hoeveel sollicitanten heb je gemiddeld nodig voor 1 nieuwe medewerker?
• Hoe is het gesteld met je recruitmentbudget?

Wil je wat inzoomen op bepaalde gegevens? Geen punt! Met 1 klik op je muis ga je dieper op de informatie in. Je kunt het zo gek niet verzinnen of je kunt het meten. HubSpot bevat veel doorklikbare standaard rapportages. Maar op maat gemaakte rapportages zijn ook mogelijk. Die stem je helemaal af op jouw specifieke wensen. Je neemt zo razendsnel de juiste beslissingen en stelt bij als dat nodig is. 

Budgetbewaking

Moet je veel vacatures invullen? En heb je moeilijk invulbare vacatures? Dan werk je misschien regelmatig samen met externe werving- en selectiebureaus. Met het mobiele HubSpot heb je altijd de gemaakte afspraken voor handen. Waar je ook bent: thuis, onderweg of op kantoor. 

Bovendien bewaak je in HubSpot eenvoudig je recruitment kosten en budgetten. Je weet dus precies hoeveel recruitment kosten je gemaakt hebt. Waar je jouw budget aan besteed hebt. En hoeveel budget er nog over is. Bijvoorbeeld uitgesplitst naar vacatures en werving- en selectiebureaus.

👉 TIP: Maak je ook gebruik van een geïntegreerde telefooncentrale, zoals Aircall? Dan verschijnen de relatiegegevens gelijk op je beeldscherm als iemand belt. Met één klik navigeer je naar het juiste record toe.

Database met je kandidaten

Heb je toestemming om de gegevens van sollicitanten te bewaren? Dan sla je die op in je database. Met lijsten filter je op kenmerken als je een nieuwe vacature moet invullen. Zo vind je misschien wel een geschikte kandidaat in je eigen database! 

Uiteraard houd je de toestemming van je sollicitanten nauwlettend in de gaten. De all-in-one CRM-software geeft een melding als een toestemming verloopt. Vraag (geautomatiseerd) om een verlenging van de toestemming of verwijder de gegevens. Je kunt de data ook automatisch verwijderen als de toestemming afloopt.

Screenen, vergelijken, beoordelen en selecteren met HubSpot

Heb je heel wat vacatures in te vullen? Vind je het moeilijk om goed personeel hiervoor te vinden? En ben je erg veel tijd kwijt aan administratieve handelingen? Maak het jezelf dan makkelijker met een digitaal sollicitatieproces. 

Pre-screenen en vergelijken van je sollicitanten met tags

Hoe fijn is dat? Zijn er al wat kenmerken van je sollicitanten in je CRM-systeem opgeslagen? Dan kun je hierop (geautomatiseerd) filteren. Hier vraag je natuurlijk actief naar. Zo helpt HubSpot je alvast met de pre-screening en vergelijking van je beste kandidaten. 

Digitale assessment

Stel: je hebt goede kandidaten geselecteerd. Of misschien heeft je CRM-software dat wel voor je gedaan. Maar je wilt wat competenties toetsen voordat je met de sollicitatieprocedure verder gaat. Voeg dan een digitale assessment aan je digitale recruitment proces toe. In een oogopslag vergelijk je nu de kenmerken, vaardigheden en competenties van je sollicitanten. 

Je hoeft de digitale assessmenttool alleen maar te integreren met HubSpot. Met een workflow stuur je de assessments automatisch naar je ‘gepre-screende’ sollicitanten toe. Als je dat wilt natuurlijk.

Digitale beoordeling

Heb je een goede kandidaat gevonden? Vraag je collega’s dan om een digitale beoordeling. Bijvoorbeeld met cijfers en een geschreven toelichting. Zo weet je razendsnel wat zij ervan vinden. Bovendien hoef je niet meer heen en weer te mailen en/ of bellen. Ook verdwijnen CV’s niet meer onderop de stapel. 

Na een sollicitatiegesprek herhaal je deze procedure. Alle reacties liggen meteen goed in het CRM-systeem vast. Bovendien vergelijk je beoordeelde kandidaten achteraf zo makkelijker met elkaar.

Sollicitanten aanstellen, onboarden en begeleiden 

Na een fijn en vloeiend sollicitatieproces hebben sollicitanten een geweldige indruk. Ze hebben veel energie om met hun nieuwe baan te starten. Misschien vertellen ze er wel trots over aan vrienden, familieleden en bekenden.

Neem je kandidaten niet aan? Maar hebben ze wel een fijn sollicitatieproces gehad? Dan staan ze sneller open voor een vacature, die op een later moment beschikbaar komt. Ze zijn vast bereid om nog een keertje te solliciteren als de situatie zich voordoet. Een digitaal sollicitatieproces met HubSpot draagt dus bij aan een goed werkgeversimago. 

Laten we eens verder kijken. Welke tools heb je bij het aanstellen, onboarden en begeleiden van sollicitanten?

Afspraken met je sollicitanten plannen

Met sollicitanten afspraken plannen is bij veel organisaties een tijdrovende klus. Alleen al het intern afstemmen van overvolle agenda’s. En dan moeten de kandidaten ook nog kunnen! Met een handige afsprakentool maak je dit proces veel makkelijker. Deze tool houdt namelijk automatisch rekening met de beschikbaarheid in de agenda’s van je collega’s. Je sollicitanten kiezen zelf een moment dat goed uitkomt. 😀

Aanstellen van je sollicitanten

Is het tijd om jouw sollicitant een arbeidscontract toe te sturen? Dan wil je dit natuurlijk zo snel mogelijk doen. Je verkleint hiermee de kans dat je kandidaat alsnog een andere baan accepteert. 

Met herbruikbare content en jouw CRM-data zet je snel een arbeidscontract in elkaar. Je gebruikt hier de digitale ‘offertetool’ van de HubSpot Sales Hub voor. Handig toch? Wil je jouw digitale arbeidscontract nog even persoonlijk toelichten? Maak er dan een persoonlijke video bij. 

Uiteraard vraag je (geautomatiseerd) belangrijke informatie op. Vervolgens houd je digitaal bij of alles aangeleverd is. Bijvoorbeeld:

• Bankgegevens voor de uitbetaling van het salaris.
• Diploma’s.
• Een verklaring van goed gedrag.
• Informatie voor de pensioenregeling.
• Documenten voor verzekeringen via de werkgever.
• Gegevens voor de leaseauto.
• Afgiftebewijs voor een telefoon en computer van de zaak.
• Akkoord voor het digitale personeelshandboek.

Subsidies en wettelijke regelingen

Heeft jouw organisatie regelmatig met subsidies en wettelijke regelingen te maken? Of zijn andere kennisbronnen van belang? Dan neem je deze informatie toch gewoon in je CRM-systeem op. Denk bijvoorbeeld aan:

• Regelingen en afspraken rondom leaseauto’s.
• Pensioenregelingen en andere verzekeringsproducten.
• Opleidingen en trainingen (verplicht of niet).
• Wajong-regeling (o.a. voor mensen die voor hun 18e een ziekte of handicap hebben opgelopen). 
• De WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) en WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) bij arbeidsongeschiktheid.
• De AOW-leeftijd van je medewerkers.
• De wet DBA bij het inzetten van ZZP’ers (om o.a. schijnzelfstandigheid tegen te gaan).
• De Mobiliteitsrichtlijn in de transportsector (voor als buitenlandse chauffeurs in Nederland gedetacheerd worden).
• De Europese Blauwe Kaart (in verband met kennismigranten in de EU).
• Regelingen voor expats.
  

HR Compliance 

Heeft jouw organisatie met allerlei personele regelgeving te maken? Zoals in de financiële dienstverlening waar voor veel functies speciale diploma’s verplicht zijn. Deze medewerkers moeten verplicht permanente educatie (PE) volgen. Een eed afleggen en een Verklaring van Goed Gedrag aanleveren. Met behulp van HubSpot zorg je dat jouw personeelsadministratie op orde is.

Of misschien wil je het re-integratieproces van zieke medewerkers wel in je CRM-systeem verankeren? Een melding ontvangen als een arbeidscontract afloopt? En het afwezigheidsbeheer registreren? Ook dat is natuurlijk mogelijk. Wel is hier misschien een integratie met een ander systeem voor nodig. De privacygevoelige informatie maak je alleen zichtbaar voor geautoriseerde medewerkers.

Onboarden

Wat moet er allemaal gebeuren voor de onboarding? Allereerst zorg je natuurlijk voor een warm welkom. Bijvoorbeeld met een leuke welkomst e-mail. Hierin geef je gelijk alle belangrijke informatie voor de eerste werkdag door. Zoals hoe laat je nieuwe medewerker verwacht wordt. Bij wie hij of zij zich moet melden. En waar de auto kan staan. 🚗

Daarnaast moet de digitale werkplek met de bijbehorende autorisaties en toegangspas in orde zijn. Via je CRM-systeem stuur je hiervoor een verzoek naar IT. Jouw systeembeheerders vinken hun taken af. Zo houd je makkelijk in de gaten of alles gebeurd is. 💻

Misschien wil je ook nog wel een welkomstbloemetje bestellen? Dit leg je met een digitale taak neer bij de office assistent. Met de meetingtool plan je gelijk al wat afspraken in de agenda voor de eerste weken. Dan is daar alvast tijd voor geregeld. Zo loop je alle onboarding taken via je CRM-systeem af. En zorg je ervoor dat je nieuwe collega zonder problemen kan starten! 💐

Met HubSpot veranker je zo eigenlijk alle interne processen in je CRM-systeem. Van marketing, sales en service tot recruitment. De processen van verschillende afdelingen stem je ook op elkaar af. Je maakt eenvoudig taken en meldingen aan om werk over te dragen. Of om je eigen werkzaamheden te organiseren en structureren. Dit voorkomt veel voorkomende fouten en problemen.

Playbooks, snippets, templates en transcripties

Jouw nieuwe werknemers moeten integreren. Zij moeten de organisatie leren kennen. Bekend raken met alle processen, werkwijzen en activiteiten. Het inwerken kost daarom vaak veel tijd. Met playbooks maak je dit proces een stuk makkelijker. Dit zijn namelijk een soort digitale draaiboeken in je CRM-systeem. Het helpt je nieuwe medewerkers met allerlei vragen en taken. Zoals verkoopgesprekken voeren, veel voorkomende problemen oplossen en nog heel veel meer.

Met snippets en templates maak je jouw informatie herbruikbaar. Bijvoorbeeld om snel follow-up e-mails op te stellen en foutloze contracten in elkaar te zetten. Dankzij Artificial Intelligence (AI) zijn ook transcripties mogelijk. Je CRM-systeem zet telefoongesprekken automatisch om in tekst. Superleerzaam. Voor jezelf, maar ook voor anderen. Van de belangrijkste fragmenten maak je bijvoorbeeld een afspeellijst om te delen.

HubSpot bevat een schat aan informatie. Waardevolle klantdata zit niet meer alleen in de hoofden van collega’s. Afspraken, rollen en situaties zijn duidelijk. Ook als een medewerker afwezig is of niet meer bij jouw organisatie werkt. Je nieuwe mensen hoeven niet meer door het bedrijf te dolen voor de juiste informatie. Ze kunnen zich snel inlezen om een situatie in te schatten. Ook dít is superfijn bij de onboarding en erna!

Kortom: met een gebruiksvriendelijk CRM-systeem zoals HubSpot maak je het inwerkproces veel makkelijker. Doordat alle benodigde informatie beschikbaar is kunnen jouw nieuwe collega’s gelijk aan de slag.

Begeleiden na de aanstelling (Human Capital Management)

Veel van je HR-activiteiten maak je digitaal in HubSpot. Op tijdlijnen en dashboards houd je alles bij. En deze resultaten zijn zichtbaar voor iedereen die geautoriseerd is. Het is zelfs mogelijk om de prestaties van je nieuwe talenten te blijven volgen. In je CRM-systeem houd je zo de levenscyclus van al je collega’s bij. Vanaf het eerste contact tot het vertrek. 

Je signaleert knelpunten, meet resultaten en stuurt bij als dat nodig is. Je beschikt over de belangrijkste stuurinformatie voor je beoordelingsgesprekken. Handig voor als je nieuwe collega’s een prestatiegerichte beloning krijgen! Geef goed scorende talenten een mooie opslag of bied een opleiding aan. En meet de medewerkerstevredenheid ermee.

Heb je behoefte aan meer tools? Dan breid je jouw software eenvoudig uit met integraties. Bijvoorbeeld voor je salarisverwerking en boekhouding. De data wordt automatisch gesynchroniseerd. Je hoeft je gegevens dus nog maar 1 keer (geautomatiseerd) in te voeren!

In de App Marketplace van HubSpot vind je meer dan 1.000 standaard koppelingen met andere softwarepakketten. Grote kans dat jouw favoriete software daar bij zit. Is er toch maatwerk nodig? Als ervaren HubSpot implementatie partner helpen we je daar graag mee.    

👉 TIP: Met Human Capital Management (HCM) digitaliseer je de belangrijkste administratieve werkzaamheden van HR. Zoals het werving- en selectieproces, salarisadministratie en prestaties van medewerkers. Hier zet je 1 of meerdere IT-oplossingen voor in. In dit artikel vertel ik je daar meer over: Zet je HubSpot CRM software in voor Human Capital Management (HCM).

HubSpot voor het digitaal werven, screenen en vergelijken van sollicitanten

HubSpot is eigenlijk all-in-1 CRM software voor marketing, sales en service. Maar je kunt het ook prima voor je recruitment inzetten. Het grote voordeel is dat je alle tools combineert. Hierdoor heb je uitgebreide mogelijkheden. Zo zet je bijvoorbeeld inbound marketing in voor het werven van je nieuwe talenten. Stel je snel een arbeidscontract op met de digitale offertetool. En vraag je om ervaringen met feedback enquête tools. 

Je trekt makkelijker en meer sollicitanten aan. En je begeleidt ze fantastisch bij hun digitale sollicitatieproces. De software helpt je met het screenen, vergelijken, beoordelen en volgen van je kandidaten. Vanaf het allereerste begin tot en met hun vertrek. En zelfs nog daarna. Het recruitment proces eindigt namelijk niet als je mensen aanneemt. 

Bovendien is de CRM-software ontzettend gebruiksvriendelijk. Wedden dat je nieuwe medewerkers er zo mee leren werken! Tenminste als je HubSpot in je hele organisatie implementeert. Bekijk hieronder onze uitgebreide HubSpot CRM demo video (30 minuten) maar eens. Dan zie je het zelf.