HubSpot CRM & Inbound Marketing Insights

9 Belangrijke stappen bij de begeleiding van een CRM-implementatie

door Maarten de Wit op 30-1-24 9:30

9 Belangrijke stappen bij de begeleiding van een CRM-implementatie

Alle klantgegevens in 1 centraal CRM-systeem. Altijd een compleet klantbeeld van je contacten. Je perfect in kunnen leven in je (toekomstige) klanten. En je relaties optimaal bedienen. Dit zijn zomaar wat voordelen van een goed allround CRM-systeem. 

Maar het gaat verder dan dat. Wat denk je bijvoorbeeld van tijd besparen met gestroomlijnde werkprocessen? Leads genereren en converteren met marketingautomatisering en verkoopautomatisering? En alle belangrijke stuurinformatie, die met 1 druk op de knop beschikbaar is?  

In onze favoriete CRM-software (HubSpot) zijn alle belangrijke marketing-, sales en servicetools zelfs al geïntegreerd. Zoveel waardevolle leads heb je nog nooit zo makkelijk aangetrokken. Je data is niet meer versnipperd. En je beschikt altijd over realtime informatie voor je strategische keuzes. 

Maar ik kan me voorstellen dat je tegen de implementatie opziet. Een CRM-implementatie is namelijk niet zomaar iets. De meeste organisaties hebben er  begeleiding bij nodig. Wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken? 9 Belangrijke stappen heb ik voor je op een rij gezet:

➜ Stap 1: CRM-strategie
➜ Stap 2: E-mailintegratie
➜ Stap 3: Filters aanmaken
➜ Stap 4: Data importeren
➜ Stap 5: Verkoopproces en dealfasen instellen
➜ Stap 6: Koppeling met je website
➜ Stap 7: Andere systeemintegraties
➜ Stap 8: Onboarding
➜ Stap 9: Systeem up-to-date houden 

Stap 1: CRM-strategie

Met een CRM-systeem manage je de klant- en werkprocessen van je organisatie. Je kunt het zien als gereedschap. Met een hamer🔨 draai je geen schroef in de muur.  En met een zaag🪚 boor je geen gat. Je hebt alleen wat aan passend gereedschap, dat je goed gebruikt. Dat geldt ook voor CRM-software.

Voordat je CRM-software selecteert en implementeert maak je daarom een plan. Hierin beschrijf je hoe jouw CRM-systeem jouw organisatie gaat ondersteunen. Welke functies en tools je nodig hebt. Hoe je het gaat implementeren. En wat het je moet opleveren. Kortom je maakt een CRM-strategie. 

Een CRM-implementatie gaat over nu en over de toekomst:

Klanten
Wie zijn je (toekomstige) klanten en hoe bereik je ze het beste? Wat zijn hun wensen, behoeften en pijnpunten? Hoe ziet hun buyer journey (koopreis) eruit? Hoe willen zij contact? Hoe kun je ze zo goed mogelijk ondersteunen?

CRM-systeem
Welke organisatiedoelen en KPI’s zijn er? Hoe ga je die behalen? En welke behoeften, wensen en knelpunten wil je met de CRM-software oplossen? Hoe flexibel en schaalbaar moet het CRM-systeem zijn? Kun je het makkelijk uitbreiden en onderhouden? Hoe houd je de CRM-software up-to-date en de data schoon?

Organisatie
Welke rollen zijn er binnen je organisatie? En hoe wil je deze rollen vastleggen in de CRM-software? Wie krijgen er toegang tot welke informatie? Wie mag welke handelingen in het CRM-systeem verrichten? Welke toestemmingsvereisten wil je vastleggen?

👉 TIP: Denk ook na over de toekomst. Blijft je nieuwe CRM-systeem passen? Je organisatie groeit en verandert. Bovendien zijn er allerlei technische ontwikkelingen, zoals Artificial Intelligence en ChatGPT.  

CRM-implementatie
Hoe zorg je ervoor dat jouw medewerkers de nieuwe CRM-software accepteren? En dat ze de data goed gaan onderhouden? Kunnen ze er makkelijk mee leren werken? Hoe ga je jouw (nieuwe) medewerkers trainen? Hoe bewaak je de kwaliteit van de data in je nieuwe CRM-systeem? En welke CRM-partner gaat je hiermee begeleiden?

👉 TIP: We hebben een handboek ontwikkeld om je met jouw CRM-project te helpen. Download het gratis hieronder.

New call-to-action

Stap 2: E-mailintegratie

Met een e-mailintegratie bespaar je veel tijd. Je legt al je e-mailactiviteiten namelijk automatisch vast in je CRM-systeem. Vervolgens monitor je eenvoudig hoe betrokken je relaties zijn. 

Je e-mailintegratie bestaat uit 2 stapjes:

1. De verbinding met je inbox
Met de CRM-verbinding verzend je jouw e-mails vanuit de contactrecords in je CRM-systeem. Je logt de e-mailcommunicatie met je contacten vervolgens automatisch. Ook je binnenkomende e-mails komen erbij te staan. De data wordt continu gesynchroniseerd. De gegevens in je inbox én in je CRM-systeem zijn hierdoor altijd up-to-date.

2. De e-mail extensie
Met de e-mailextensie voeg je CRM-functies aan je Google, Outlook of Office 365 account toe. Zonder je inbox te verlaten kun je vanaf nu:

Stap 3: Filters aanmaken

Herinner je de ouderwetse kaartenbak van vroeger nog? Op kaartjes schreef je de naam en contactgegevens van je relaties. Je ordende ze op alfabetische volgorde. Zo vond je meneer Jansen bij de J en meneer Pietersen bij de P. 

Een CRM-systeem is net zo iets, maar dan digitaal. Je beheert er de gegevens van al je contacten mee. De contactgegevens van je relaties vind je in de contactrecords. Zoals hun namen, e-mailadressen en de bedrijven waar ze voor werken. Is je e-mailprogramma aan je CRM-software gekoppeld? Dan komt de e-mailcommunicatie er automatisch bij te staan. Met Inbox Automation vult je CRM-systeem de contactgegevens nu zelfs automatisch aan. 

Heb je veel contacten? Dan wil je ze graag goed kunnen ordenen. En daar zijn filters erg handig bij! Hoe dit werkt? Met de info in je CRM-systeem maak je lijsten met vergelijkbare contacten aan. Nu weet je aan wie je bepaalde marketing e-mails kunt sturen. Welke verkoop e-mails er de laatste week geopend zijn. Welke contactpersonen op je verkoop e-mails gereageerd hebben. Hoe vaak je contact hebt opgenomen. En nog heel veel meer! 

Filteren helpt je zo om op de juiste relaties te focussen. Hoe meer data je in jouw CRM-systeem bewaart hoe meer mogelijkheden je hebt. 

Stap 4: Data importeren

Stap je van je oude CRM-systeem over? Dan beschik je al over veel waardevolle data. Bijvoorbeeld van contacten, bedrijven en deals. Ook de notities die je hierbij gemaakt hebt zijn belangrijk. En welke interacties er met je relaties geweest zijn.

Natuurlijk wil je die gegevens behouden. Je moet deze data daarom naar je nieuwe CRM-software verplaatsen. Hoe je dit doet? Je importeert de data vanuit een spreadsheet of rechtstreeks vanuit G-mail. 

Er kan veel misgaan bij het importeren van data. Is je data vervuild? Of weet je niet precies wat je doet? Besteed het importeren van jouw kostbare data dan uit! In dit blog lees je hier meer over: Je data in HubSpot importeren: wel of niet zelf doen?

👉 TIP: Is je data vervuild? Kost het je veel tijd om dit op te lossen? Dan helpen wij je toch met het opschonen ervan.

Stap 5: Verkoopproces en dealfasen instellen

Naast je contacten moet je nog meer in je CRM-systeem organiseren. Je verkooppijplijn met bijbehorende dealfasen bijvoorbeeld. Met all-in-one CRM-software leid je jouw kopers (geautomatiseerd) door het verkoopproces heen. Met dealfasen houd je de voortgang hiervan in de gaten. Zo heb je altijd een goed beeld van wat er in de pijplijn zit. Forecasting wordt zo zelfs een fluitje van een cent.

Je kunt standaard dealfasen aanmaken, maar ook eigen dealfasen toevoegen. Zo leg je de informatie vast, die het meest relevant is voor jouw organisatie. Belangrijke dealinformatie is bijvoorbeeld:

  • Op welke dag is de deal aangemaakt? En wie is de eigenaar ervan?
  • De naam van de deal en de beschrijving ervan.
  • Wat voor soort deal is het?
  • Hoe groot is de deal? Bijvoorbeeld € 10.000,-
  • Welke medewerkers zijn bij de deal betrokken?
  • Zijn er nog andere bedrijven bij de deal betrokken?
  • Stapjes die je nog moet nemen om de deal te sluiten (salessequentie inzetten, afspraak inplannen, bellen, contract toesturen, etc.).
  • De tijd die het gekost heeft om de deal te sluiten.

Met dealfasen is het eenvoudig om veel relaties tegelijkertijd te beheren. Je visualiseert ondertussen de klantreis van je leads. Met 1 druk op de knop heb je de voortgang van al je prospects bijdehand. En je ziet nooit meer een belangrijke deal over het hoofd!

Naast dit zijn er nog meer tools om je verkoopproces efficiënter te maken. Bijvoorbeeld workflow automation, playbooks (draaiboeken) en dynamische offerte templates met digitaal ondertekenen.

Nieuwe call-to-action

Stap 6: Koppeling met je website

Is je CRM-software aan je website gekoppeld? Dan leg je eenvoudig de data van je websitebezoekers en contacten vast. Superwaardevolle informatie! Met een JavaScript-trackingcode koppel je jouw Wordpress-website bijvoorbeeld aan HubSpot. Daarna kun je informatie van je contacten gaan verzamelen en inzetten. Zoals:

  • Hoe je websitebezoekers op je website terecht zijn gekomen.
  • Welke websitepagina’s zij bekeken hebben.
  • Hoe vaak zij naar je website terugkeren.
  • Welke landingspagina’s, calls-to-action (CTA’s) en formulieren succesvol zijn.
  • Je contacten ondersteunen met gepersonaliseerde content.

Wil je het gelijk goed aanpakken? Maak dan gebruik van het geïntegreerde CMS van HubSpot. Hiermee zet je in een handomdraai een professionele website in elkaar. Je nieuwe website is nu de ideale basis voor leadgeneratie. Zónder moeilijke codes en de hulp van een (dure) webdesigner! 

👉 TIP: HubSpot bevat verschillende tools om je te helpen met de vindbaarheid in zoekmachines. Bijvoorbeeld een SEO-tool met zoekmachine aanbevelingen. En een AI-tool om sneller content te maken.

Stap 7: Andere systeemintegraties

Naast de e-mailintegratie zijn er nog veel meer handige systeemintegraties. Het grote voordeel is dat je de data van deze software in 1 systeem combineert. Je hebt dus geen dataversnippering meer!

De 5 populairste systeemintegraties zijn:

1. E-mail (Office 365 en Gmail)
2. Sociale media (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, WhatsApp)
3. Vergadertools (Microsoft Teams, Zoom)
4. Boekhoudsoftware en ERP-systemen (SAP, Microsoft Navision)
5. Telefooncentrale (Aircall)

👉 TIP: Weet je dat je jouw HR-activiteiten kunt digitaliseren met HubSpot? Losse ATS-software heb je dan niet meer nodig! HubSpot is ook handig bij Human Capital Management (HCM).

Stap 8: Onboarding

Je hebt niet voor niets in nieuwe CRM-software geïnvesteerd. Daarom wil je er natuurlijk het maximale uithalen. Zoals:

Na de onboarding is je all-in-1 CRM-systeem klaar voor gebruik. Met alle functionaliteiten, die jouw organisatie geïmplementeerd wil hebben. Onze ervaring leert dat een professionele begeleiding het beste resultaat oplevert.

👉 TIP: Tijdens onze speciale HubSpot onboarding trainingen helpen wij je met al je tools op weg. Daarna kun je altijd op ons terugvallen. 

Stap 9: Systeem up-to-date houden 

Kies je voor de CRM-software van HubSpot? Dan helpen wij je graag met de begeleiding van jouw CRM-implementatie. Samen zorgen we voor draagkracht binnen je organisatie. We maken een goed CRM-plan. Richten het CRM-systeem voor je in. En we evalueren dit na iedere stap. Zo weten we zeker dat het eindresultaat precies is wat je ervan verwacht. 

Na de CRM-implementatie blijft onze supportafdeling je ondersteunen. Of het nou om het trainen van nieuwe medewerkers gaat. Het informeren over interessante updates. Het doorvoeren van software aanpassingen. Of het meekijken in je CRM-platform of alles nog klopt. Zo houd je jouw nieuwe CRM-software gegarandeerd up-to-date. 

Wil je meer weten over wat je met HubSpot kunt? Bekijk de HubSpot CRM demo video hieronder maar eens. Of plan gelijk een online kennismakingsgesprek met ons in. Je kunt hiervoor zelf een passend moment kiezen.

New call-to-action
Onderwerpen: CRM algemeen

Bekijk alles

Bekijk alles

Ontvang updates per email