Hoe voorkom je dat de opvolging van je leads misgaat?

van Floris van Muijen op 11-2-25 9:41

Een potentiële klant vult een contactformulier op je website in. Maar ontvangt pas na een week een reactie. Helaas reageerde je concurrent sneller. 

Je stuurt een e-mail naar een lead. Maar deze lead herkent zich totaal niet in de inhoud ervan. En ziet jouw e-mail dan ook als spam.

Je salesmedewerker heeft een fantastisch leuk gesprek met een potentiële klant. Maar vergeet daarna om aanvullende informatie toe te sturen.

Op een ongelegen moment benader je jouw lead. Net buiten kantooruren. Er is wat irritatie over. Je merkt het gelijk.

Herkenbare situaties? Zonde! Gelukkig is er een makkelijke oplossing voor een goede leadopvolging. Zodat je nooit meer waardevolle verkoopkansen mist.

In dit artikel leer ik je waar een goede leadopvolging aan moet voldoen. En hoe HubSpot je effectief bij het opvolgen van leads ondersteunt. 

Je leads wél effectief opvolgen

Goede leadopvolging is een mix van:

• Snelheid.
• Personalisatie.
• De juiste follow-up op het juiste moment. 
• Verslaglegging

Reageer snel!
Is je organisatie voor de verkoop afhankelijk van klantrelaties? Dan is het knetterbelangrijk dat je snel reageert. Het beste is om binnen 24 uur te reageren. Zo kom je professioneel over. En je laat zien dat je jouw potentiële klanten waardeert. Hoe sneller je reageert hoe beter dat is. Want je leads wachten op een reactie. 

Weet je dat je 7x meer kans maakt als je binnen een uur reageert? En dat maar zo'n 37% van de bedrijven dat lukt? Een mooie kans voor jouw organisatie!

👉 TIP: Plaats HubSpot's kennisbank op je website. Zodat je daarmee veel gestelde vragen alvast kunt beantwoorden. Of zet in op de AI-aangedreven chatbot.

Personaliseer je reacties
Daarnaast is personalisatie ontzettend belangrijk. Waarom? Met op maat gemaakte informatie vergroot je de kans op conversie. Stel je eens voor. Een verkoper belt je. Maar heeft geen idee van je specifieke behoeften. Het gesprek verloopt hierdoor best stroef. Houd je daar een positief gevoel aan over? Waarschijnlijk niet. Grote kans dat je voor een andere partij kiest!

Leer je toekomstige klanten kennen
Je moet je toekomstige klanten dus goed leren kennen. Dit doe je onder andere door alle interacties nauwkeurig bij te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gespreksnotities. En aan gegevens die je CRM-software automatisch voor je logt. Zoals de e-mailtjes die geopend worden. Welke websitepagina's er worden bezocht. En de online advertenties, waarmee je leads converteren. Zodat je verkoopteam continu weet wat er speelt. En daar zo relevant mogelijk op kan reageren.

Neem je klanten serieus
Luister daarom goed naar je (toekomstige) klanten. Zorg dat je kennis van hun persoonlijke achtergrond hebt. En neem hun vragen, zorgen, interesses en behoeften serieus. Zodat je ze echt goed leert kennen. En kunt anticiperen als dat nodig is. Daarbij reageer je natuurlijk op de manier hoe zij dat prettig vinden. Bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een social mediakanaal.  

Onderhoud je relaties
Stel dat er voor jouw producten of diensten lange beslisprocessen gelden. En dat je met verschillende soorten contactpersonen relaties moet onderhouden. Die het beslisproces allemaal kunnen beïnvloeden. Dan is het de kunst om deze contactpersonen allemaal betrokken te houden. Kortom, je moet ze regelmatig opvolgen. Zonder dat je daarbij opdringerig overkomt! Dit doe je bijvoorbeeld met behulp van Account Based Marketing (ABM).

👉 TIP: Door snel en gepersonaliseerd te reageren verbeter je de klanttevredenheid en klantloyaliteit. Dat betekent: mooie online reviews, positieve mond-tot-mond reclame en meer herhalingsaankopen!

Effectieve leadopvolging in HubSpot

Bij een optimaal leadopvolgingsproces moet je dus aan best veel dingen denken. Daarnaast heb je behoefte aan voldoende relevante kennis van je toekomstige klanten. Moet je alles handmatig bijhouden? Of beschik je niet over passende software? Dan snap ik dat er leads tussendoor glippen. Of dat je verkoopkansen over het hoofd ziet. 

Gelukkig is er geweldige software, die je hierbij kan ondersteunen. Namelijk HubSpot: een all-in-one klantenplatform voor marketing, sales en service. Hieronder leg ik je uit hoe je daarmee je leadopvolging stroomlijnt. Zodat je echt nooit meer een waardevolle verkoopkans mist!

Tools voor je leadopvolging in HubSpot
Visitekaartjes scanner Identificeren van (anonieme) leads Centrale Inbox Leadeigenaren toewijzen Sales Workspace AI Guided Selling Verkoopautomatisering  E-mailtracking Leadsegmentatie Leadkwalificatie	Afspraakplanning Samenvattingen Beltool Belscripts Verslaglegging Offertes Salesvideo's Custom CRM-records Integraties met APP's van derden

 

Visitekaartjes scanner
Sta je op een beurs of ander evenement? Dan vind je de AI-aangedreven visitekaartjes scanner vast heel handig. Maak je namelijk met je mobiele telefoon een foto van een visitekaartje? Dan maakt HubSpot er automatisch een CRM-record van.

Je kunt je geautomatiseerde leadopvolging er gelijk op loslaten! Dit bespaart je tijd en voorkomt fouten bij het overnemen van de gegevens. En je hoeft ook niet meer bang te zijn dat je visitekaartjes kwijtraakt.

👉 TIP: Verrijk de data van je CRM-records gelijk met Breeze Intelligence. Zodat je jouw verkoopboodschap meteen al wat persoonlijker kunt maken.

Identificeren van (anonieme) leads
Breeze Intelligence vult je leadgegevens automatisch aan. Zodat je meer verkoopcontext hebt om je leads gepersonaliseerd te benaderen. Daarnaast legt het de identiteit van je (anonieme) B2B-websitebezoekers bloot. Zodat je het aantal verkoopkansen vergroot. Hierbij analyseert AI gelijk de koopintentie van je B2B-websitebezoekers. Waardoor je weet of het zinvol is om er iets mee te doen.

Centrale Inbox
Leads en klantvragen komen op verschillende manieren binnen. Bijvoorbeeld via formulieren, telefoongesprekken, referenties, e-mails, sociale mediakanalen en beurzen. Genereer je ze online? Dan is het handig om ze met een centrale mailbox te managen. Zodat alle salescollega's ze eenvoudig op kunnen pakken.

👉 TIP: HubSpot AI helpt je om razendsnel een reactie te formuleren. Daarnaast zijn er herbruikbare e-mailsjablonen om snel te reageren.

Leadeigenaren toewijzen
In je CRM-software leg je vast wie er verantwoordelijk voor bepaalde CRM-records zijn. Via lead rotatie wijs je leadeigenaren zelfs automatisch toe. Bijvoorbeeld op basis van geografische gegevens. Komt een lead uit Frankrijk? Dan wordt automatisch de Franstalige salescollega leadeigenaar. Uiteraard volg je de leadopvolging op een dashboard met rapportages. 

👉 TIP: Maak afspraken over de leadopvolging als een leadverantwoordelijke er niet is. Bijvoorbeeld tijdens een vakantie of bij ziekte. 

Sales Workspace
De sales workspace is een speciale werkruime in HubSpot, waarin je jouw leads managet. Het dashboard geeft realtime inzicht in de status van al je leads. Daarnaast zijn alle salestaken die je op moet pakken inzichtelijk. Zoals afspraken inplannen, telefoontjes plegen en follow-up e-mails versturen. Hierdoor beheer je jouw leads effectiever en sneller.

Met de Sales Workspace krijg je snel toegang tot gedetailleerde leadinformatie. Zoals de contactgegevens en de interacties die er geweest zijn. Je zoomt dus snel op potentiële klanten in als dat nodig is.

AI Guided Selling
AI Guided Selling biedt je inzichten en aanbevelingen voor gepersonaliseerde verkoopstrategieën. Die perfect op de unieke behoeften van je toekomstige klanten zijn afgestemd. Vervolgens helpt de software je om de taken die hieruit voortvloeien uit te voeren. HubSpot analyseert hiervoor allerlei klantgegevens en gedragspatronen met Kunstmatige Intelligence (KI). 

Stel dat de software je aanbeveelt om een verkoop e-mail te versturen. Dan zet de AI-tool meteen een concept voor deze e-mail voor je klaar. Zelf hoef je 'm eigenlijk alleen nog even te finetunen. Uiteraard beoordeelt de software hiervoor eerst de kwaliteit van je leads. Zodat je focust op de verkoopkansen, die de meeste kans hebben om te converteren.

Je automatiseert dus bepaalde routinetaken, waardoor je de verkoopcyclus verkort. Meer tijd overhoudt voor andere verkooptaken. En een grotere kans hebt om deals te sluiten. 

👉 TIP: Wijs automatische taken aan je salesmedewerkers toe. Bijvoorbeeld als leads de prijzenpagina van je website bezoeken. Als ze een e-mail lezen. Of als ze een contactformulier insturen.

Verkoopautomatisering 
Met verkoopautomatisering stroomlijn en optimaliseer je jouw verkoopproces. Zodat je potentiële klanten op het juiste moment de juiste informatie ontvangen. En je daarmee de kans op conversie vergroot. Dit zijn 4 voorbeelden van verkoopautomatisering:

1. Een sales sequence gebruik je voor reeksen met e-mails en taken. Waarmee je de interactie met potentiële klanten op gang brengt.
2. Met leadkwalificatie workflows kwalificeer je jouw leads op basis van bepaalde criteria. Hier kom ik later in dit artikel op terug. 
3. De workflow voor klantrelatiebeheer gebruik je om je klantrelaties te versterken. Hiermee verstuur je bijvoorbeeld geautomatiseerd e-mails met aanbiedingen.

Je activeert je workflows en sales sequences met triggers en acties van je leads. Maar je kunt ook zelf contacten segmenteren waar je verkoopautomatisering op loslaat. Op dashboards met rapportages houd je de resultaten nauwlettend in de gaten. Zodat je snel bijstuurt als dat nodig is.

👉 TIP: Misschien wil je deze artikelen lezen?
➜ Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?
➜ 11 Voorbeelden van effectieve HubSpot workflows voor bedrijfsgroei.
➜ B2B-Klantsegmentatie: waarom en hoe segmenteer je leads & klanten?

E-mailtracking
Volg je jouw e-mails? Dan zie je precies welke e-mails er zijn geopend. Hoe vaak je e-mails zijn bekeken. En welke links er zijn aangeklikt. Hiermee meet je dus de betrokkenheid van je leads.

Natuurlijk helpt deze informatie je om je e-mailcampagnes zo persoonlijk mogelijk te maken. En om je e-mailcampagnes voor betere resultaten te optimaliseren. Automatiseer bijvoorbeeld de follow-up als een lead een link aanklikt. Of verstuur met een workflow een herinnering over je aanbieding.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Werk efficiënt met E-mail Automation in je CRM-software.
➜ Hoe maak je jouw marketingcampagnes en -uitgaven meetbaar?
➜ Genereer meer omzet met deze 10 populaire salestools van HubSpot.

Leadsegmentatie
Je segmenteert je leads op basis van kenmerken en gedragingen. Zodat je bijvoorbeeld gerichte marketingcampagnes kunt ontwikkelen. Die supergoed bij de interesses van je leads aansluiten. Of een perfecte bellijst voor je verkoopteam samenstelt.

Leadkwalificatie
Tijd is kostbaar. Dus die wil je zo efficiënt mogelijk gebruiken. Je salesafdeling moet zich daarom met de juiste leads bezighouden. Leadscores helpen je om je leads te kwalificeren en te prioriteren. Zodat je op het juiste moment contact opneemt. Als je leads daarvoor warm genoeg zijn. En je de slechte leads er makkelijker uitfiltert.

In HubSpot kun je zelf een leadscoresysteem inrichten. Maar ook afgaan op AI-aangedreven leadscores. Waarbij de AI-tool een soort ideale klanten voor je organisatie creëert. Gebaseerd op de data in je CRM-software.

👉 TIP: Maak persona's waarmee je de ideale klanten van je bedrijf vastlegt. Dit helpt je om je communicatie te stroomlijnen. En om je op de juiste verkoopkansen te focussen. Houd bijvoorbeeld rekening met demografische gegevens, interessegebieden en websitegedrag.

Afspraakplanning
Afspraken plannen is een belangrijk onderdeel bij leadopvolging. Met HubSpot's handige afsprakentool maak je het je leads zo makkelijk mogelijk. Je deelt hierbij een afspraaklink met collega's of klanten. Zodat zij zelf een geschikt tijdstip kunnen kiezen. Vervolgens regel je de follow-up geautomatiseerd met een workflow. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van de afspraakbevestiging of een afspraakherinnering.

Plaats je de afspraakwidget op je website? Dan boeken potentiële klanten vanaf daar eenvoudig afspraken met het salesteam. De afspraken verdeel je naar rato onder de salescollega's. Zonder dat je daar verder iets aan hoeft te doen. De AI-aangedreven meetingtool integreert naadloos met je Outlook, Gmail of Office 365 agenda. Waardoor je dubbele boekingen voorkomt. En altijd een actueel overzicht van je beschikbaarheid hebt. 

 👉 TIP: Stuur je leads altijd een (geautomatiseerde) bevestigingse-mail van hun afspraken. Zo zijn de afspraken en verwachtingen duidelijk. En je verkleint de kans dat afspraken vergeten worden.

Samenvattingen
Het voorbereiden van een verkoopgesprek neemt vaak behoorlijk wat tijd in beslag. Met AI maak je daarom snel samenvattingen van je CRM-records. Binnen een paar klikken ben je helemaal op de hoogte van een leadstatus.

👉 TIP: Hier lees je er meer over: 7 Voorbeelden van AI-samenvattingen in HubSpot.

Beltool
Met de beltool stroomlijn je jouw telefoonverkeer vanuit HubSpot. CRM-gebruikers bellen hiermee direct vanuit de CRM-interface. Ondertussen legt de software alle telefonische klantinteracties gedetailleerd vast. Denk bijvoorbeeld aan de belactiviteit, gespreksduur en succespercentages. 

Daarnaast neem je jouw telefoongesprekken er eenvoudig mee op. Bijvoorbeeld voor coachingsdoeleinden of om je persoonlijke outreach te verbeteren. Tijdens je telefoongesprekken heb je toegang tot gedetailleerde klantinformatie. Je beschikt dus altijd direct over de complete verkoopcontext. 

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Integreer online telefooncentrale met HubSpot voor beste belervaringen.
➜ Koppel je zakelijke telefooncentrale in de cloud aan je CRM.

Belscripts
Is het tijd om je leads te woord te staan? Dan moet je natuurlijk weten wat je moet zeggen. Bijvoorbeeld tijdens een telefonische afspraak. Of om een duidelijk voicemailbericht in te spreken. Belscripts zijn daarvoor ontzettend handig.

Met behulp van AI helpt HubSpot je om je verkoopboodschap vorm te geven. Daarnaast maak je de verkoopantwoorden herbruikbaar met playbooks. Dat zijn een soort interactieve draaiboeken in je CRM-software. 

👉 TIP: Komen er nieuwe vragen of situaties naar boven? Werk de informatie in je playbooks bij. Zo worden je interactieve draaiboeken steeds completer en waardevoller. Bovendien reageren je salescollega's daarmee consistent op vergelijkbare klantvragen. 

Verslaglegging
Zoals je inmiddels weet is het loggen van gegevens superbelangrijk voor je leadopvolging. Maar stel nou dat je collega ziek is of vertrekt. Dan wil je de lopende leads graag over kunnen nemen. Alle waardevolle gespreksinformatie sla je daarom zorgvuldig in je CRM-software op. HubSpot biedt je hier een aantal handige tools voor. Bijvoorbeeld:

• Opnemen van gesprekken. Zo spreek je bijvoorbeeld onderweg makkelijk gespreksverslagen in. 
• Trancriberen van audio opnames. HubSpot zet je audio bestanden dus in tekst om voor een snelle verslaglegging. 
• Playbooks waarmee je makkelijk standaard notities logt.

Daarnaast kun je ook handmatig en geautomatiseerd de status van je leads opslaan. Stel dat je een lead belt, maar dat de lead de telefoon niet opneemt. Maak dan (geautomatiseerd) een vervolgtaak aan. Bijvoorbeeld om de lead op een ander moment opnieuw te bellen. Of om de lead een verkoop e-mail te sturen. Leg je hierbij verschillende leadfasen vast? Zoals:

• Nieuwe lead, die net aangemaakt is.
• Gekwalificeerde lead (als een lead aan bepaalde leadcriteria voldoet).
• Gebeld, maar niet opgenomen.
• Afspraak gepland.
• Inactief (als er al een lange tijd geen interactie geweest is).
• Verloren (als het verkoopproces gestopt is).

Dan zie je in 1 overzicht wat de status van je leads is. Ook kun je jouw leads daar dan op filteren en sorteren. Je noemt deze leadfasen trouwens de levenscyclusfasen van je leads. Op dezelfde manier houd je de fasen van je dealpijplijnen bij.

👉 TIP: Wil je hier meer over weten? Lees dan: 
➜ Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen.
➜ Nieuw: visualiseer de klantreis van je leads en klanten met HubSpot.

Offertes
Snelheid is troef. Je wilt je toekomstige klanten daarom snel van een offerte voorzien als ze er klaar voor zijn. Zodat je ze makkelijker converteert. Met HubSpot's gebruiksvriendelijke offertetool maak je daarom razendsnel offertes op. Die je vervolgens digitaal laat ondertekenen met e-Sign. Op je sales dashboard monitor je daarna de status. Want je wilt al je offertes natuurlijk graag getekend retour hebben!

Dankzij de CPQ-functies (Configure Price Quote) pas je jouw producten aan unieke klantbehoeften aan. Zonder dat je daarvoor een diepgaande productkennis nodig hebt. Zo maak je eenvoudig nauwkeurige geautomatiseerde prijsberekeningen met actuele prijzen. Of je nou kortingen en aanbiedingen toepast of niet. Je offerteproces is dus snel, maar ook klantgericht!

👉 TIP: Vergelijk de orderwaardes van verschillende leadkanalen. Zoals je online advertenties op Google en je sociale mediakanalen. Of op basis van populaire zoekwoorden in je organische zoekresultaten. Misschien heeft het zin om op bepaalde leads te sturen. Bijvoorbeeld op leads die veel omzet genereren. 

Salesvideo's
Met salesvideo's val je op en vergroot je de betrokkenheid van je doelgroep. Een mooi medium dus om in je salesstrategie te integreren. Bijvoorbeeld om je toekomstige klanten op je website over je producten en bedrijf te informeren. Om meer volgers op LinkedIn aan te trekken. En om de click-through rates van je e-mails te verhogen. 

Zelf voeg ik regelmatig een salesvideo aan mijn offerte e-mails toe. Daarin licht ik mijn offertes toe. Alle beslissers ontvangen zo mijn toelichting uit eerste hand. Waardoor ik de kans op een respons vergroot. Ik krijg er altijd veel positieve reacties op. Jouw klanten waarderen het vast ook als je dit doet. Met de geïntegreerde videotool maakt HubSpot je het bovendien heel makkelijk.  

👉 TIP: Met HubSpot kun je jouw salesvideo's tracken. Je ziet dan precies wie je video's hebben bekeken en hoe lang.

Custom CRM-records
Standaard CRM-records bieden je een goed startpunt. Maar ze zijn voor al je CRM-gebruikers hetzelfde. Niet iedereen heeft dezelfde informatie nodig. En daarom is het superfijn als je ze aan kunt passen. Zodat ze bijvoorbeeld beter bij de specifieke behoeften van het salesteam passen. 

👉 TIP: In dit artikel ontdek je de mogelijkheden: Hoe maak je jouw organisatie wendbaarder met custom CRM-records?

Integraties met APP's van derden
Tenslotte benoem ik de APP Marktplaats van HubSpot. Met meer dan 1.700 standaard softwarekoppelingen voor externe softwarepakketten. Ontbreekt er een salestool in HubSpot? Of heb je uitgebreidere mogelijkheden nodig dan die HubSpot je biedt? Dan koppel je eenvoudig een softwarepakket, dat wel aan jouw vereisten voldoet. Ondertussen profiteer je van de krachtige CRM-database, die al je salestools aanstuurt.

👉 TIP: Ontdek de populairste softwarekoppelingen.

Stroomlijn de opvolging van je leads met HubSpot

In HubSpot structureer je de opvolging van je leads. Zodat je het volledige opvolgingsproces kunt volgen. Je segmenteert je leads op basis van hun gedrag, interesses en behoeften. En prioriteert ze met behulp van leadscores. 

Met je automatiseringstools volg je ze razendsnel op. Zo gepersonaliseerd mogelijk. En op het juiste moment. Waardoor je leadopvolging efficiënt en effectief verloopt. Je de klanttevredenheid verhoogt en het aantal conversies omhoog stuwt.

Dankzij overzichtelijke data analyses begrijp en voorspel je het gedrag van je leads.  Zodat je veel inzicht krijgt in wat ze motiveert. Tegelijkertijd houd je de doorlooptijd van je deals nauwlettend in de gaten. En optimaliseer je jouw activiteiten om de conversieratio's te verbeteren.

Met HubSpot beschik je dan ook over een ideale salesbasis. Ik popel natuurlijk om je alle gave salestools te laten zien. Zodat je er (hopelijk) net zo enthousiast over wordt als ik. Plan hiervoor gerust een afspraak met HubSpot's meetingtool in mijn agenda.

Gaat dat wat te snel voor je? Bekijk dan eerst onze ultieme HubSpot CRM demovideo hieronder. Of download het productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste marketing, sales en service tools.